Tiimityötilaan siirtyminen

50 000 sinun kaltaistasi tiimiä luottaa Todoistiin seuratakseen yhteistä työtään. Mutta tähän asti ainoa "ominaisuus", joka on rakennettu erityisesti tiimityötä varten, oli keskitetty laskutus.

Työtialt ovat ensimmäinen askel, joka tarjoaa tiimeille lisää työkaluja jaetun työn yksinkertaistamiseksi ja järjestämiseksi.

Se, miten teet yhteistyötä tiimisi kanssa päivittäin, ei muutu juurikaan. Sinulla on edelleen jaettuja projekteja, joissa voit delegoida tehtäviä, asettaa eräpäiviä, lisätä kontekstia tehtävien kuvauksiin ja kommentteihin ja yleensä nauttia kaikesta, mitä tällä hetkellä nautit yhteistyöstä Todoistissa.

Mutta on joitain uusia hienoja asioita, joita työtilat sallivat tiimisi tehdä, ja ne luovat perustan monille muille hyödyllisille tiimityöominaisuuksille, jotka ovat tulossa.

Jotta pääset vauhtiin:

• Kerromme sinulle, mitä työtila oikein on.
• Selitämme joitain hienoja asioita, joita ne antavat tiimillesi tehdä, ja jaamme myös joitain kulissien takana tekemiämme parannuksia.
• Esittelemme sinulle uudet ylläpitäjän hallintopaneelin ja tiiminhallinnan, jotka tulevat tiimityötilojen mukana.
• Opastamme sinut yksinkertaisten mutta ratkaisevien vaiheiden läpi, jotka sinun on suoritettava saadaksesi tiimityötilasi käyntiin. (Ei mitään pelottavaa, lupaamme!)

Tämän lyhyen oppaan loppuun mennessä sinulla on hyvä yleiskuva työtiloista ja tiedät kaiken, mitä sinun tulee tietää, jotta tiimisi siirtyminen sujuisi sujuvasti. Oletko valmis? Aloitetaan:

Mikä on työtila?

Tiimityötila on yhteinen koti tiimisi tehtäville ja projekteille. Suurin muutos on, että kaikki tiimisi työtilan jäsenet näkevät siellä olevat aktiiviset ja arkistoidut projektit. (Voit myös tehdä niistä yksityisiä.)

Sitä vastoin henkilökohtaiset projektisi ovatjuuri sinua varten. Tiimisi ei näe projekteja ja tehtäviä, ellet nimenomaan päätä jakaa niitä. Jos lähdet tiimistä, pääset edelleen käyttämään henkilökohtaisia projektejasi.

Melko suoraviivaista, eikö vain? Siirrytään nyt hauskoihin asioihin.

Mitä tiimisi voi tehdä työtiloilla

Aika paljon! Jokainen tiimityötilassasi voi:

Tarkastella ja esikatsella tiimiprojekteja

Tiimin jäsenet voivat nyt selata projekteja tiimityötilassasi, esikatsella niitä yhdellä klikkauksella ja liittyä, jos heidän on ryhdyttävä toimiin tai haluavat vain pitää asioita silmällä. (Voit myös tehdä tiimiprojekteista yksityisiä.)

Vain projektit, joihin olet liittynyt, näkyvät sivupalkissa helppoa käyttöä varten.

Tiimiprojektien järjestäminen kansioihin

Kansiot korvaavat aliprojektit yhteisenä tapana järjestää tiimisi työtila. Ryhmittele tiimisi projektit asiakkaan, osaston, aloitteen tai muun sellaisen mukaan, joka tekee tiimillesi helpoimmaksi löytää tarvitsemansa projektit!

Jaa projekteja linkin kautta

Kaikki jäsenet voivat klikata linkkiä, esikatsella ja liittyä projektiin, jotta he voivat aloittaa heti. (Projekteja ei tarvitse jakaa manuaalisesti jokaisen tiimijäsenen kanssa erikseen.)

Ryhmittele ja suodata työtilan mukaan Tänään- ja Tulevat-näkymissä

Klikkaa Näkymä-kohdan oikeasta yläkulmasta Tänään-, Tulevat- tai mikä tahansa muu näkymä nähdäksesi vaihtoehdot:

• Tehtävien ryhmittely henkilökohtaisten ja tiimiprojektien mukaan.
• Tehtävien suodattaminen yhteen osa-alueeseen keskittymiseksi.

Tämä luo enemmän eroa tiimityön ja henkilökohtaisen työn välillä.

Luo mukautettuja suodatinnäkymiä työtilan perusteella

Luo omia suodatinnäkymiä keskittyäksesi oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan. Esimerkiksi voit nähdä vain tiimityötilassasi olevat tehtävät, jotka on delegoitu sinulle ja jotka erääntyvät tänään.

• Käytä kyselyä työtila: tiimin nimi sisällyttääksesi vain tiimiprojektien tehtävät.
• Käytä kyselyä työtila: Omat projektit sisällyttääksesi vain henkilökohtaisten projektien tehtävät.

Tässä on muutamia työtilapohjaisia suodattimia, joista voi olla hyötyä:

Lisätietoja suodatinkyselyiden luomisesta

Nyt kun olemme käsitelleet joitakin tiimin laajuisia ominaisuuksia, tutkitaan roolikohtaisia ominaisuuksia, joita saat, kun olet tiimin ylläpitäjä.

Muita hyödyllisiä ylläpitäjän ominaisuuksia tiimityötiloihin

Kutsu ihmisiä työtilaan linkin kautta

Mene vain tiimisi työtilaan > klikkaa oikeassa yläkulmassa Jäsenet > kopioi linkki.

Hallinnoi rooleja ja hallitse käyttöoikeuksia

Ylläpitäjänä voit nähdä kaikki tiimisi ihmiset Jäsenet-välilehdellä ja muuttaa rooleja tai peruuttaa käyttöoikeudet milloin tahansa.

• Ylläpitäjä: Voi muuttaa asetuksia, kutsua ihmisiä sekä liittyä ja luoda tiimprojekteja.
• Jäsen: Ei voi muuttaa asetuksia. Voi kutsua ihmisiä ja liittyä ja luoda tiimiprojekteja.
• Vieras: Ei voi muuttaa asetuksia tai kutsua ihmisiä. Voi käyttää vain niitä tiimiprojekteja, joihin heidät on kutsuttu.

Estä tahaton poisto

Jaetuissa projekteissa tiimityötilojen ulkopuolella kuka tahansa yhteiskäyttäjä voi poistaa projekteja, jotka ovat joskus johtaneet siihen, että tiimijäsen on vahingossa poistanut projektin, joka voidaan palauttaa vain viimeisimmästä varmuuskopiosta.

Tiimityötiloissa vain ylläpitäjät ja projektien luojat voivat poistaa projekteja. Kaikki muut voivat vain arkistoida projekteja, jotka ovat helposti palautettavissa tiimisi työtilan arkistosta.

Selvitä tietojen omistajuus

Tiimi omistaa ja hallitsee tietoja tiimityötilassa. Yksityishenkilöt omistavat ja hallitsevat henkilökohtaisissa projekteissaan. Tämä tarkoittaa, että jokainen voi saada täydellisen kuvan heidän työtehtävistään, elämäntehtävistään ja tiimitehtävistään yhdestä paikasta ja silti suojata tiimisi tiedot.

Olemassa olevien projektien siirtäminen tiimityötilaan

Kaikki Todoist Business -tilisi jäsenet ovat jo uudessa tiimityötilassasi. He voivat alkaa luoda uusia projekteja; olemassa olevat tiimiprojektit ovat kuitenkin edelleen Omat projektit -osiossa.

Vedä olemassa olevat tiimiprojektit Omat projektit -kohdasta uuteen tiimityötilaan.

Tai siirrä projekteja kunkin projektin oikealla puolella olevan kolmen pisteen "muokkaa projektia" -valikon kautta.

Siirtämällä projekteja annat muiden työtilan jäsenten tarkastella niitä ja liittyä niihin itsenäisesti. Lisäksi se helpottaa yhteistyötä, sillä tiimillä on sama yleiskuva projekteista.

Tärkeä huomautus laskutuksesta, jos olet ALV-alueella

Nykyinen Business-suunnitelmatilauksesi, laskutustietosi ja aiemmat laskut on siirretty työtilan päänäkymän oikeassa yläkulmassa oleviin tiimityötilaasetuksiin.

Tilauksesi ei muutu ja säilytät vanhan hintasi (ellet peruuta tai muuta laskutusjaksoasi). Business-suunnitelmasta tulee kuitenkin veroton seuraavasta laskutuskaudesta alkaen.

Jotta pysyt vapautettuna alueellasi (esim. EU/UK) mahdollisesti sovellettavista veroista, tarkista, että laskutusasetuksiin antamasi verotunnus ja laskutustiedot ovat edelleen oikein. Lue ALV-vapaista laskuista.

Auta muotoilemaan tiimityön tulevaisuutta Todoistissa

Lyhyesti sanottuna tavoitteemme on rakentaa yksinkertainen mutta tehokas tehtävänhallinta, jota yksilöt ja tiimit rakastavat käyttää. Tiimityötilat ovat vasta alkua.

Tämä päivitys korjaa yhteistyön pitkäaikaiset turhautumiset, hankala projektien jakaminen, pääsynhallinnan puute sekä synkronointiongelmat. Päivitys myös luo pohjan tuleville edistyneille työkaluille ja ominaisuuksille tiimityöskentelyyn.

Aloita uuden tiimityötilan käyttö ja kerro meille, mitä meidän pitäisi tehdä seuraavaksi!