50.000 Teams verlassen sich auf Todoist, um ihre Teamarbeit im Auge zu behalten. Aber bis jetzt war das einzige „Feature“, das speziell für die Zusammenarbeit im Team entwickelt wurde, die zentrale Rechnungsstellung.
Workspaces sind der erste Schritt, um Teams mehr Tools an die Hand zu geben, mit denen sie ihre Zusammenarbeit vereinfachen und organisieren können.
An der Art und Weise, wie du Tag für Tag mit deinem Team zusammenarbeitest, ändert sich nicht viel. Du hast weiterhin geteilte Projekte, in denen du Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen, Kontext in Aufgabenbeschreibungen und Kommentaren hinzufügen und allgemein alles tun kannst, was du bisher im Rahmen der Teamarbeit in Todoist getan hast.
Aber es gibt einige neue coole Dinge, die dein Team mit den Workspaces jetzt tun kann. Außerdem bilden die Workspaces die Grundlage für viele weitere nützliche Teamarbeits-Features, die noch kommen werden.
So bringen wir dich auf den neuesten Stand:
- Wir erklären dir, was ein Workspace eigentlich ist.
- Wir informieren dich über einige der raffinierten Möglichkeiten, die Workspaces deinem Team bieten, und über einige Verbesserungen, die wir im Hintergrund vorgenommen haben.
- Wir zeigen dir die neuen Steuerelemente für Admins und die neuen Features zur Teamverwaltung, die Teil der Team-Workspaces sind.
- Wir führen dich durch die einfachen, aber wichtigen Schritte, die du unternehmen musst, um dein Team einsatzbereit zu machen. (Es ist nicht so kompliziert, wie du vielleicht denkst. Versprochen!)
Am Ende dieses kurzen Leitfadens weißt du alles, was du wissen musst, um den Umzug deines Teams so reibungslos wie möglich zu gestalten. Bist du bereit? Dann nichts wie los:
Was ist eigentlich ein Workspace?
Dein Team-Workspace ist ein gemeinsames Zuhause für die Aufgaben und Projekte deines Teams. Die größte Änderung ist, dass alle Mitglieder deines Team-Workspace die Projekte dort sehen können – sowohl die aktiven als auch die archivierten. (Du kannst Team-Projekte auch auf privat setzen.)
Im Gegensatz dazu sind deine persönlichen Projekte nur für dich bestimmt. Dein Team kann die Projekte und Aufgaben dort nicht sehen, es sei denn, du entscheidest dich ausdrücklich dafür, diese zu teilen. Wenn du das Team verlässt, hast du immer noch Zugriff auf deine persönlichen Projekte.
Ziemlich unkompliziert, oder? Kommen wir nun zu den spannenden Dingen.
Was dein Team mit Workspaces tun kann
Eine ganze Menge! Alle in deinem Team-Workspace können Folgendes tun:
Team-Projekte ansehen und in der Vorschau anzeigen
Teammitglieder können jetzt Projekte in deinem Team-Workspace durchsuchen, sie mit einem Klick in der Vorschau anzeigen und ihnen beitreten, wenn sie aktiv werden müssen oder einfach nur die Dinge im Auge behalten wollen. (Du kannst Team-Projekte auch auf privat setzen.)
Nur Projekte, denen du beigetreten bist, werden für einen besseren Zugriff in deiner Seitenleiste angezeigt.
Team-Projekte mit Ordnern strukturieren
Ordner ersetzen Unterprojekte bei der gemeinsamen Organisation deines Team-Workspace. Gruppiere Team-Projekte nach Kund:innen, Abteilungen, Initiativen – je nachdem, was deinem Team erleichtert, die entsprechenden Projekte zu finden.
Projekte über einen Link teilen
Alle Mitglieder können auf den Link klicken, sich eine Vorschau anzeigen lassen und dem Projekt beitreten, damit sie sofort loslegen können. (Es ist nicht nötig, Projekte manuell mit jedem Teammitglied einzeln zu teilen).
Kleiner Tipp
Du kannst auch Links zu Aufgaben, Kommentaren und Abschnitten aufrufen, um auf sie zum Beispiel in einer E-Mail, einem Twist-Thread oder einer Slack-Nachricht zu verweisen.
In den Ansichten Heute und Demnächst nach Workspace gruppieren und filtern
Klicke oben rechts in Heute, Demnächst oder einer anderen Ansicht auf Ansicht, um folgende Optionen zu finden:
- Gruppieren der Aufgaben nach persönlichen Projekten und Team-Projekten
- Filtern von Aufgaben, um sich nur auf einen bestimmten Bereich zu konzentrieren
So erreichst du eine bessere Abgrenzung zwischen Teamarbeit und persönlicher Arbeit.
Kleiner Tipp
Das Filtern nach Etikett oder beauftragter Person innerhalb von Projekten ist bei großen, komplexen Teamprojekten auch sehr praktisch. Schau dir die Details an, ohne den Überblick zu verlieren. Mehr über Ansichtsoptionen
Erstelle individuelle Filteransichten, die auf einem Workspace basieren.
Erstelle deine eigenen Filteransichten, um dich zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren. Zeige zum Beispiel nur die Aufgaben in deinem Team-Workspace an, die dir zugewiesen sind und heute fällig werden.
- Nutze die Abfrage
Workspace: Teamname, um nur die Aufgaben innerhalb von Team-Projekten zu berücksichtigen. - Nutze die Abfrage
Workspace: Meine Projekte, um nur die Aufgaben innerhalb deiner persönlichen Projekte zu berücksichtigen.
Hier sind einige Workspace-basierte Filter:
| Filterabfrage | Ansicht | Hilfreich für... |
Workspace: [Teamname] & zugewiesen an: mich & nächste 7 Tage | Alle in dieser Woche fälligen Aufgaben, die in deinem Team-Workspace dir zugewiesen sind | Planung deiner Teamarbeit für die aktuelle Woche |
Workspace: [Teamname] & zugewiesen von: mir | Alle Aufgaben, die du anderen Personen in deinem Team-Workspace zugewiesen hast | Verfolgung der Fortschritte bei Aufgaben, die du delegiert hast |
| Workspace: [Teamname] & überfällig | Alle überfälligen Aufgaben in meinem Team-Workspace | Frühzeitiges Erkennen von Hindernissen, um Pläne entsprechend anzupassen |
Mehr über das Erstellen von Filterabfragen
Nachdem wir nun auf einige der teamweiten Features eingegangen sind, schauen wir uns jetzt die rollenspezifischen Features an, die für dich als Team-Admin relevant sind.
Weitere nützliche Verwaltungs-Features bei Team-Workspaces
Personen über einen Link in den Workspace einladen
Geh einfach zu deinem Team-Workspace > klicke oben rechts auf Mitglieder > kopiere den Link.
Rollen verwalten und den Zugriff kontrollieren
Als Admin kannst du im Mitglieder-Tab alle Personen in deinem Team sehen und jederzeit die Rollen ändern oder ihnen die Zugriffsrechte entziehen.
- Admin: Kann Einstellungen ändern, Personen einladen, Team-Projekten beitreten und Team-Projekte erstellen.
- Mitglied: Kann Einstellungen nicht ändern. Kann Personen einladen, Team-Projekten beitreten und Team-Projekte erstellen.
- Gast: Kann Einstellungen nicht ändern und keine Personen einladen. Kann nur auf die Team-Projekte zugreifen, zu denen er eingeladen wurde.
Versehentliches Löschen verhindern
In geteilten Projekten außerhalb von Team-Workspaces kann jedes Teammitglied Projekte löschen. Dies hat manchmal dazu geführt, dass ein Teammitglied versehentlich ein Projekt gelöscht hat, das nur mit dem letzten Backup wiederhergestellt werden konnte.
In Team-Workspaces können nur Admins und die projekterstellende Person Projekte löschen. Alle anderen können Projekte nur archivieren, was in deinem Team-Workspace-Archiv leicht rückgängig gemacht werden kann.
Eigentumsverhältnisse der Daten klären
In den Team-Workspaces sind die Daten Eigentum des Teams und werden von diesem kontrolliert. In persönlichen Projekten gehören die Daten der jeweiligen Einzelperson und diese allein hat die Kontrolle darüber. Das bedeutet, dass alle einen vollständigen Überblick über ihre Arbeits-, Lebens- und Team-Aufgaben haben. Gleichzeitig bleiben die Daten deines Teams geschützt.
Bestehende Projekte in deinen Team-Workspace verschieben
Alle Mitglieder deines Todoist Business-Kontos sind bereits in deinem neuen Team-Workspace. Sie können dort neue Projekte erstellen. Bestehende Team-Projekte befinden sich allerdings weiterhin im Abschnitt „Meine Projekte“.
Verschiebe jegliche bestehende Team-Projekte per Drag-and-drop aus „Meine Projekte“ in deinen neuen Team-Workspace.
Oder verschiebe Projekte über das Dreipunkt-Menü „Projekt bearbeiten“, das sich rechts neben jedem Projekt befindet.
Wenn du geteilte Projekte verschiebst, können andere Mitglieder die Projekte einsehen und ihnen beitreten. Außerdem erleichterst du mit einer einheitlichen Team-Übersicht die Zusammenarbeit.
Kleiner Tipp
Dank des Feedbacks unserer Testing-Community kannst du auch Projektabschnitte und Aufgaben zwischen Workspaces verschieben. Viele User, die die Beta-Version getestet haben, fanden es nützlich, eine Aufgabe schnell in ihrem Eingang hinzuzufügen, um sie dann später in ihrem Team-Workspace zu organisieren.
Ein wichtiger Hinweis zur Abrechnung, wenn du dich in einer Region mit USt-IdNr. befindest
Dein aktuelles Business-Plan-Abonnement, die Abrechnungsdaten und frühere Rechnungen befinden sich jetzt in den Team-Workspace-Einstellungen oben rechts in der Workspace-Hauptansicht.
An deinem Abonnement ändert sich nichts, und du behältst deinen bisherigen Preis (es sei denn, du kündigst oder änderst deinen Abrechnungszeitraum). Der Business-Plan enthält jedoch ab dem nächsten Abrechnungszeitraum keine Steuern mehr.
Um weiterhin von der in deiner Region (z. B. EU/Großbritannien) geltenden Steuer befreit zu sein, stell sicher, dass die USt-IdNr. und die Abrechnungsdaten, die du in den Abrechnungseinstellungen eingegeben hast, noch korrekt sind. Erfahre mehr über mehrwertsteuerfreie Rechnungen.
Achtung
Die Abrechnung erfolgt pro Team. Jedes Team wird separat nach der Anzahl der Mitglieder abgerechnet. Wenn du ein zweites Team erstellst und die gleichen Teammitglieder einlädst, zahlst du beim Upgrade dieses Team-Workspace das Doppelte.
Gestalte in Todoist die Zukunft der Teamarbeit
Lange Rede, kurzer Sinn: Unser Ziel ist es, ein einfaches, aber leistungsfähiges Aufgabenmanagement-Tool zu entwickeln, das sowohl Einzelpersonen als auch Teams gerne nutzen. Team-Workspaces sind erst der Anfang.
Dieses Update reagiert auf einige seit langem bestehende Kritikpunkte an der Zusammenarbeit in Todoist – umständliches Projekt-Sharing, eine fehlende Zugriffskontrolle, Synchronisierungsprobleme. Es legt den Grundstein für ein in Zukunft noch leistungsfähigeres Team-Erlebnis.
Starte mit deinem neuen Team-Workspace und erzähl uns, woran wir als Nächstes arbeiten sollen!