Time blocking

Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer

"Ik schat dat een getimeblockte werkweek van 40 uur evenveel output genereert als een werkweek van meer dan 60 uur zonder structuur."

— Cal Newport, auteur van Deep Work

Als er iets is dat gezegd kan worden over de moderne werkplek, dan is het wel dit: als je je schema niet beheerst, zal het jou beheersen.

We weten hoe uitdagend het is om de noodzakelijke kwaden van vergaderingen, e-mails, teamchats en die schijnbaar eindeloze lijst van taken in balans te houden. Vooral wanneer je wat gefocuste tijd wilt voor de dingen waar je echt om geeft. Aangezien een digitale kluizenaar worden voor de meesten van ons geen optie is, hebben we concrete strategieën nodig om ons te helpen focussen in een wereld die ontworpen is om ons af te leiden.

Dat is waar time blocking van pas komt.

We hebben een begeleidende video over time blocking gemaakt, omdat iedereen op een andere manier leert en we weten dat sommigen van jullie liever kijken dan lezen. Bekijk de video hieronder of lees verder voor meer informatie.

Time blocking (en zijn neefjes time boxing, task batching en day theming) is een eenvoudige maar effectieve manier om weer controle te krijgen over je tijd.

Probeer time blocking uit als je...

• Meerdere projecten en verantwoordelijkheden balanceert, zoals Jack Dorsey, oprichter van Square, die day theming gebruikte om twee grote bedrijven te leiden.

• Te veel tijd spendeert in een "reactieve modus", door je e-mails te checken en beantwoorden zodra ze in je inbox belanden.

• Je dag versnipperd ziet door opeenvolgende vergaderingen, waardoor je het gevoel hebt dat je dag voorbij is voordat het zelfs maar begonnen is.

• Constant onderbrekingen door de dag heen bestrijdt, met onverwachte verzoeken die je focus verbreken.

• Moeite hebt om de tijd en mentale ruimte te vinden om aan het grote geheel te denken.

Deze gids geeft je een overzicht van time blocking, task batching, day theming en time boxing. We gaan je tonen hoe een combinatie van deze strategieën, je agenda en een taakmanager zoals Todoist je kunnen helpen om je schema te heroveren.

Wat is time blocking?

Time blocking is een tijdmanagementmethode waarbij je je dag opdeelt in tijdblokken. Elk blok is gewijd aan een specifieke taak of groep taken. Je kan bijvoorbeeld 9:00 tot 10:00 reserveren voor het checken en beantwoorden van e-mails, 10:00 tot 12:00 voor het werken aan een specifiek project, en 13:00 tot 14:00 om te lunchen in dat nieuwe Thaise restaurant.

We zijn fan van time blocking omdat het:

• De productiviteit een boost geeft

• Zorgt voor een duidelijke structuur

• De focus verhoogt

• De organisatie verbetert door taken te categoriseren

• Het tijdmanagement versterkt

In plaats van een open takenlijst bij te houden van dingen die je gaat doen wanneer je kan, begin je elke dag met een concreet schema waarin staat wat je gaat doen en wanneer.

Hoe je je dag kan timeblocken

De sleutel tot time blocking is het vooraf categoriseren en prioriteren van je taken. Plan daarna je tijdblokken voor elke dag in. Wees echter voorzichtig, dit kan lastig worden als je geen proces zoals het volgende hebt.

Hier is een stapsgewijs proces voor het time blocken van je dag:

1. Bepaal je taken. Maak een lijst van wat je deze week moet doen. Als je niet gewend bent aan to do-lijsten en taken gewoon aanpakt wanneer ze zich voordoen, begin dan eens een week bij te houden wat je doet. Zodra je je taken hebt bepaald, prioriteer je ze vervolgens op belangrijkheid en dringendheid. De Eisenhower Matrix is daar heel handig voor.

2. Maak je werkblokken aan en plan ze in. Wijs specifieke periodes toe aan elke taak of groep taken, en gebruik een planner of digitale agenda om je dag in kaart te brengen. Je kan in de ochtend tijd blokkeren voor werktaken met een hoge prioriteit, in de middag voor meetings, en laat in de namiddag voor administratieve taken en e-mails.

3. Zorg voor een evenwichtige planning. Naast werkgerelateerde taken kan je ook persoonlijke boodschappen, pauzes en vrijetijdsactiviteiten opnemen. Vergeet niet om pauzes in te plannen om uit te rusten en nieuwe energie op te doen!

4. Houd je aan je planning. Volg je planning zo nauwkeurig mogelijk en concentreer je alleen op de taak die aan elk werkblok is toegewezen. Als je iets niet afkrijgt, verplaats het dan naar een later blok in plaats van het huidige te verlengen.

5. Review je dag en breng aanpassingen aan. Aan het einde van elke werkdag, review je alle taken die je niet voltooid hebt, evenals alle nieuwe taken die binnengekomen zijn, en pas je je tijdblokken voor de rest van de week dienovereenkomstig aan.

Wanneer dagen van tevoren getimeblockt zijn, hoef je niet constant keuzes te maken over waar je je op moet concentreren. Het enige wat je hoeft te doen is je aan je getimeblockte planning te houden. Als je afgeleid raakt of van je taak afwijkt, kijk dan gewoon naar je planning en ga je terug naar de taak waarvoor je tijd hebt geblokkeerd.

Time blocking-methoden

Time blocking heeft een paar nauw verwante maar verschillende neefjes die het overwegen waard zijn: task batching, day theming en time boxing. Onderstaande tabel geeft een omschrijving en voorbeelden van time blocking voor elk van deze neefjes.

Of je nu een remote worker, een actieve student of een drukke moeder bent (of alle drie!), er zijn time blocking-technieken die bij jouw levensstijl en werkgewoonten passen. Iedereen kan gemakkelijk een methode vinden die zijn of haar unieke productiviteitsbehoeften verhoogt.

Task batching

Task batching is wanneer je gelijkaardige (en meestal kleinere) taken groepeert en specifieke tijdblokken inplant om ze allemaal in één keer aan te pakken. Door gelijkaardige taken in groep aan te pakken, beperk je de hoeveelheid context-switching door je dag heen. Dit bespaart kostbare tijd en mentale energie.

Het is bijvoorbeeld efficiënter om twee blokken van 20 minuten in te plannen om e-mails te verwerken dan om elke 15 minuten je inbox te controleren.

Time blocking gaat goed samen met task batching, omdat je zo niet elke taak afzonderlijk in je agenda hoeft in te plannen. Blokkeer gewoon elke dag of week een aantal tijdblokken voor wanneer je een bepaalde reeks activiteiten wilt voltooien, bijvoorbeeld e-mail, facturering, trainingen, vergaderingen, schrijven, coderen, deep work, boodschappen, maaltijden bereiden.

Day theming

Day theming is een extremere versie van task batching. Zoals de naam suggereert, gaat day theming over het kiezen van een thema voor elke dag en vervolgens de hele dag toe te wijden aan een specifiek type werk of project.

In plaats van de hele dag tussen verschillende soorten taken te schakelen, focus je je op één hoofdthema, waardoor je je beter kan concentreren. Je kan bijvoorbeeld maandagen reserveren voor vergaderingen, dinsdagen voor creatief werk, woensdagen voor administratieve taken, enzovoort.

Mike Vardy, oprichter van Productivityist, gebruikt day theming om zijn overkoepelende focus voor elke dag in te stellen. Hier is hoe hij zijn week aanpakt:

Door elke dag aan één thema te wijden, creëer je een betrouwbaar werkpatroon. Het beperkt ook de cognitieve belasting van context switching. Vardy legt uit dat het thematiseren mentale helderheid biedt, waardoor hij zich op zijn gezin kan concentreren.

“Als ik weet wat de dag voor mij ‘betekent’, kan ik de dingen doen die ik moet en wil bereiken zonder dat ik onbepaalde ‘moet doen’-items op een to-do lijst zie staan. Daardoor heb ik minder last van beslissingsmoeheid en heb ik zelfs meer energie als ik tijd met mijn kinderen doorbreng.”

Hoewel consistentie belangrijk is, kan je flexibel blijven. Als er een dringende taak opduikt die niet in het thema van je dag past, pak die dan aan. Probeer echter je taken te herplannen voor de volgende themadag waar ze wel in passen, in plaats van het thema van de dag volledig te laten varen.

Time boxing

Time blocking en time boxing worden vaak als synoniemen beschouwd, maar er is een belangrijk verschil. Bij time blocking maak je bepaalde tijdblokken vrij om je op een bepaalde taak of activiteit te concentreren. Bijvoorbeeld: "Ik ga morgen van 9:00 tot 11:00 aan een eerste concept van mijn blogpost werken."

Bij time boxing daarentegen moet je beperken hoeveel tijd je aan een specifieke taak besteedt. Hier is een time boxed versie van het bovenstaande voorbeeld van time blocking: "Ik zal morgen tussen 9:00 en 11:00 een eerste concept van mijn blogpost afmaken."

Deze zelfopgelegde tijdslimiet dwingt je om efficiënt te werken omdat je een beperkte hoeveelheid tijd hebt om de taak te voltooien. Het kan een leuke manier zijn om jezelf uit te dagen en je productiviteit te gamificeren.

Waarom werkt time blocking zo goed?

Deze techniek lijkt op het eerste zicht eenvoudig, maar heeft een grote impact op je vermogen om dingen gedaan te krijgen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van time blocking:

Het promoot gefocust "deep work"

Cal Newport, auteur van Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, is een groot voorstander van time blocking. Hij gelooft dat door minder dingen te doen en je op één taak tegelijk te concentreren, je productiever bent dan wanneer je probeert om meer taken in je schema te proppen.

Tijdens een radio-interview met Virgin Radio UK, zei Newport:

“Je moet de juiste balans vinden tussen een meedogenloos maar vol te houden tempo. Ik ben hier nog steeds mee bezig, maar ik geef het mijn volledige aandacht wanneer het mijn aandacht krijgt. Maar niet te veel tijd, verspreid over de dag, dan komen de goede dingen vanzelf.”

Wanneer je een blok tijd inplant om aan één project, probleem of taak te werken, breng je al je mentale middelen in stelling voor één ding. In plaats van je aandacht te verdelen over meerdere taken. Hoe meer je "single taskt", hoe meer je de mentale spieren opbouwt die nodig zijn voor deep work, en hoe makkelijker het wordt om gefocust te blijven.

Het helpt je om "oppervlakkig werk" efficiënter te doen

Oppervlakkig werk is druk werk dat dringend maar niet belangrijk is voor het bereiken van je langetermijndoelen. Denk aan papierwerk of het beantwoorden van (de meeste) e-mails. Wanneer je oppervlakkig werk in time boxes plaatst, stel je duidelijke grenzen aan de hoeveelheid tijd die je eraan besteedt.

Bovendien vermindert het groeperen van vergelijkbare taken de mentale vermoeidheid die ontstaat door het schakelen tussen verschillende taken. Door je oppervlakkige taken samen te voegen in een of twee toegewijde tijdblokken, loop je er efficiënter doorheen en reserveer je de rest van je werkdag voor werk met een grotere impact.

Het maakt je bewust van hoe je je tijd besteedt

De meeste mensen worstelen met timemanagement. We zijn slecht in het inschatten van hoeveel tijd taken zullen kosten en vallen vaak in de valkuil van de planning fallacy. Onze present bias zorgt voor onredelijke inschattingen van wat we in de toekomst met onze tijd kunnen bereiken, waardoor we uiteindelijk vaak moeten overwerken.

Time blocking dwingt je om je huidige prioriteiten en verplichtingen onder ogen te zien en je bewust te worden van hoe je je beperkte tijd besteedt. Voor elke nieuwe verplichting die je in je leven toelaat, ben je gedwongen om fysieke ruimte in je agenda te vinden. Als gevolg daarvan wordt de kostprijs van "ja" zeggen concreter, en wordt het veel gemakkelijker om "nee" te zeggen.

Het gaat perfectionisme tegen

Vage tijdlijnen zijn de grootste vijand van een perfectionist. Er is altijd wel iets dat aangepast en verbeterd kan worden. Het kan moeilijk zijn om te weten wanneer een project met een open einde gedaan is, vooral als je naar perfectie streeft.

Op een gegeven moment moet je "goed genoeg" kunnen zeggen en verder gaan. Time boxing kan helpen door tijdslimieten op te leggen aan je projecten. Als je vaak taken verlengt door alles te perfect te willen krijgen, stel dan een strikte tijdslimiet in om de taak af te ronden en houd jezelf eraan. Geniet van je extra tijd om te ontspannen of tijd door te brengen met je dierbaren.

Het helpt je om je doelen te bereiken

In het artikel Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through reviewen onderzoekers Rogers, Milkman, John en Norton verschillende studies die het idee ondersteunen dat "het maken van specifieke en concrete plannen de opvolging op verschillende gebieden verhoogt."

Van het volgen van een trainingsschema tot het inplannen van een griepprik, mensen waren eerder geneigd om hun voornemens uit te voeren wanneer ze een specifieke plaats, datum en tijd voor de activiteit opschreven. Toch vertrouwen de meeste mensen op vage voornemens in plaats van concrete plannen.

“Hoewel het maken van een plan mensen helpt hun doelen te bereiken, slagen mensen er vaak niet in om concrete plannen te maken. Ironisch genoeg is deze neiging om te weinig te plannen vooral gebruikelijk wanneer mensen met sterke voornemens beginnen om een doel te bereiken.”

De conclusie: wanneer je je taken en doelen inplant, is de kans groter dat je ze ook uitvoert. Time blocking dwingt je om concrete plannen te maken die ervoor zorgen dat je elke dag aan je doelen werkt.

Maar werkt time blocking ook voor mijn job?

Een van de grootste kritieken op time blocking is dat het geen rekening houdt met reactieve jobs waarbij het zo goed als onmogelijk is om te anticiperen op wat er op elk moment kan binnenkomen. Is time blocking dus een realistische strategie voor een klantenservicemedewerker wiens job het is om op tickets te reageren? Of een accountmanager die beschikbaar moet zijn om op verzoeken van klanten te reageren?

Wij zeggen van wel! Zelfs een klein beetje controle over je planning kan helpen, ongeacht je job. Cal Newport verwoordde het als volgt:

“Periodes van open reactiviteit kunnen net als elke andere verplichting worden geblokkeerd. Zelfs als je het grootste deel van je dag blokkeert voor reactief werk, kan je door controle over je agenda te hebben, een paar kleine blokken (misschien aan de rand van je agenda) reserveren voor diepere bezigheden."

Wanneer je werkdag wordt bepaald door externe factoren, is het gemakkelijk om je doelen uit het oog te verliezen. Time blocking kan je helpen een groter gevoel van controle te krijgen over zelfs de meest onvoorspelbare schema's.

Tips voor time blocking

Hoewel time blocking in theorie vrij eenvoudig is, begrijpen we dat het in de praktijk moeilijk kan zijn om je eraan te houden. Voordat we ingaan op tips voor succesvolle time blocking, is het belangrijk om de veelvoorkomende misstappen te begrijpen die je kunnen hinderen.

Enkele veelvoorkomende valkuilen waar je op moet letten zijn:

• Het onderschatten van de tijd die nodig is voor taken, denken dat je er nog wel één dingetje bij kan doen

• Te rigide zijn met je planning, bang om aan te passen als er dingen niet gaan zoals gepland

• Je vrije tijd te vol plannen, waardoor ontspanning een vorm van werk wordt

• Taken niet prioriteren, alles als even belangrijk behandelen

• Geen rekening houden met onderbrekingen en onverwachte gebeurtenissen

Laten we nu eens kijken naar een paar praktische tips voor time blocking om deze valkuilen te vermijden en het meeste uit je planning te halen, zodat je geen slaaf van je agenda wordt.

Plan bufferperiodes in je schema

Mettertijd zal je beter worden in het inschatten van hoe lang taken duren, maar totdat je je instincten hebt aangescherpt, is het beter om te veel tijd voor taken in te plannen dan te weinig. Vul je schema aan met extra tijd om taken te voltooien en tussen taken te schakelen. Je kan zelfs "voorwaardelijke blokken" van tijd creëren om te gebruiken als je achterloopt.

Je kan bijvoorbeeld aan het einde van de dag of tussen grote taken een uur vrijhouden dat je indien nodig kan gebruiken. Als alles volgens plan verloopt, kan je die tijd gebruiken voor andere activiteiten of voor een welverdiende pauze. Deze aanpak houdt je niet alleen op schema, maar geeft je ook de voldoening dat je je dagelijkse taken hebt bereikt!

Hanteer een flexibele aanpak

Wees niet te streng voor jezelf. Houd er rekening mee dat er op het laatste moment dingen kunnen gebeuren die je plannen in de war sturen. Maar onthoud dat je planning een gids is om je te helpen je aandacht te richten op wat belangrijk is, en geen bindend contract.

Zelfs productiviteitsexpert Cal Newport bewerkt zijn plannen door de dag heen, door oorspronkelijke tijdblokken door te strepen en ze te vullen met bijgewerkte plannen als de omstandigheden daarom vragen:

Newport gaat met veranderingen in zijn planning om door het als een spelletje te zien:

“Dit soort planning is voor mij als een schaakspel, waarbij werkblokken zo worden gespreid en gesorteerd dat grote en kleine projecten allemaal afgerond kunnen worden met (net genoeg) tijd over.”

Zie je tijdblokken als een flexibele manier om jezelf uit te dagen, niet als strikte tools om jezelf te straffen wanneer je tekortschiet.

Plan je vrije tijd niet te vol

Hoewel Elon Musk naar verluidt zijn dagen tot in segmenten van 5 minuten inplant, kan het te veel plannen van je vrije tijd contraproductief zijn. Het inplannen van activiteiten, zelfs als ze leuk zijn, kan het algehele plezier ervan verminderen.

In plaats daarvan blokkeer je tijd om jezelf los te koppelen en te ontspannen zonder een vast plan voor hoe je die tijd zal doorbrengen. Het bezorgt je de flexibiliteit om te beslissen wat je wil doen. Vrienden bellen om iets te drinken? Die nieuwe Nintendo Switch-game eens spelen? Lezen? Wat je ook besluit, onthoud gewoon om ten minste een deel van je vrije tijd vrij te houden.

Ontdek je meest productieve uren

Iedereen heeft verschillende piekperiodes voor productiviteit. Als je die van jezelf kent, kan je je tijd en energie optimaal benutten. Als je eenmaal je meest productieve uren hebt gevonden, bescherm ze dan. Je wil deze tijd reserveren voor taken die je volledige concentratie vereisen.

Stel dat je merkt dat je het productiefst bent tussen 11:00 en 13:00. Plan dan je belangrijkste taken, zoals schrijven, coderen, projecten plannen of de boekhouding bijwerken, in tijdens dit tijdsbestek. Zoals William Faulkner ooit zei:

Ik schrijf alleen wanneer de inspiratie toeslaat. Gelukkig gebeurt dat elke ochtend om negen uur.

Om je meest productieve uren te vinden, kan je productiviteitstools of -apps gebruiken om je werkgewoonten bij te houden. RescueTime of Toggl kunnen je helpen analyseren hoeveel tijd je aan websites of documenten doorbrengt besteedt, wat niet alleen nuttig kan zijn om je piekuren te vinden, maar ook om bij te houden waar al je tijd naartoe gaat.

Houd rekening met externe factoren die je productiviteit kunnen beïnvloeden. Als het bijvoorbeeld na de lunch lawaaierig wordt op je werkplek, probeer dan je belangrijkste taken 's ochtends af te handelen.

Plan voor onvoorziene omstandigheden

Als je in je dagelijkse functie verzoeken van anderen moet afhandelen, reserveer dan tijd voor onvoorziene taken. Dit zorgt ervoor dat je niet uit je planning gehaald wordt en toch een productieve dag hebt.

Als je in bijvoorbeeld in de IT-support werkt en vaak dringende hulpverzoeken krijgt in de namiddag, reserveer dan een tijdblok van 14:00 tot 16:00 specifiek voor deze zaken. Zo kan je onverwachte verzoeken aanpakken zonder je geplande taken op te moeten offeren.

Als de verzoeken van anderen niet zo relevant zijn voor je job, kan je notificaties pauzeren terwijl je werkt, zodat je niet wordt onderbroken tijdens een sessie van diep werk. Je kan ook specifieke tijden instellen om te controleren op berichten en ze te beantwoorden, zodat je je focus blijft behouden.

Time blocking met Todoist

Je kan time blocking implementeren met eender welke tool, maar in deze sectie richten we ons op hoe je de agenda-layout in Todoist kan gebruiken naast je favoriete agenda-app, of zelfs op de ouderwetse wijze met pen en papier.

We bespreken hoe je drie verschillende variaties van time blocking kan implementeren: task batching, day theming en het inplannen van individuele taken.

Scheduling time blocks for individual tasks

Met de agenda-layout van Todoist kan je eenvoudig je week inplannen en je geblokkeerde tijd visualiseren. Dit is de meest gedetailleerde van de drie varianten van time blocking en ideaal als je een gedetailleerd plan voor elke dag wilt.

Voor toegang tot de agenda-layout, open je het overzicht Aankomend of Vandaag. Klik op het Overzicht-icoon in de rechterbovenhoek, en selecteer dan de agenda-layout. Hoewel je tussen de week- en maandoverzichten kan schakelen, werkt time blocking het beste in het weekoverzicht.

Alle taken met een datum worden automatisch bovenaan in de rij Hele dag getoond.

Een manier om een tijdblok voor deze taken in te plannen, is door ze naar de datum en tijd te slepen waarop je van plan bent eraan te beginnen. Sleep vervolgens om de eindtijd aan te passen en een duur voor de taak in te stellen.

Om meer taken in je agenda te blokkeren, zet je de muisaanwijzer op de begintijd. Klik en sleep vervolgens om een taakblok met de juiste duur te creëren. Wanneer het nieuwe taakoverzicht verschijnt, geef je de taak een naam. Je hebt ook de optie om een project te selecteren, een label toe te voegen, een prioriteitsniveau in te stellen en andere instellingen te kiezen.

Je kan ook de knop Snel toevoegen gebruiken om een nieuwe taak aan te maken. Stel vervolgens een starttijd en een duur in binnen de taak zelf. Typ in de taaknaam de begintijd en de duur. Het wordt automatisch als een tijdblok weergegeven wanneer je de agenda-layout bekijkt.

Als je de neiging hebt om veel open taken aan je takenlijst toe te voegen of als je de Getting Things Done-methode gebruikt om alles in je hoofd vast te leggen, heb je waarschijnlijk veel ongestructureerde en ongeplande taken te beheren.

Om ze snel te timeblocken, klik je op de knop Planning in de rechterbovenhoek van de agenda-layout. Je ziet een lijst met taken die over tijd zijn en aankomende taken die de hele dag duren (dus taken waarvoor je nog geen tijd ingepland hebt).

Versleep ze naar de agenda-layout om tijdblokken aan te maken, en pas de begin- en eindtijden aan waar nodig. Uiteindelijk voeg je al je openstaande taken toe aan de agenda, zodat je geen taken die over tijd zijn meer hebt.

Vergeet niet om ook rekening te houden met buffertijd wanneer je tijdblokken instelt voor individuele taken. Een overvolle agenda kan intimiderend en onnodig stressvol zijn.

Bovendien laat het geen tijd over voor last-minute problemen of dringende verzoeken. Als je bijvoorbeeld tijd moet vrijmaken voor een onverwachte vergadering of belangrijke e-mails moet beantwoorden, kan je werkdag langer worden of moet je taken naar andere dagen verplaatsen.

Gelukkig is het heel eenvoudig om tijdblokken in Todoist te herplannen als dat toch nodig is. Sleep taken gewoon naar een andere dag of open de taak en werk de datum of tijd bij.

Task batching with Todoist

Als het strikte time blocking (een tijdblok toewijzen aan elke individuele taak) je overdreven lijkt, combineer dan time blocking en task batching voor een gestroomlijnder systeem. In plaats van één tijdblok per individuele taak, wijs je een tijdblok toe aan elke categorie taken die je in batches verwerkt.

Bepaal eerst welke brede categorieën van werk in je dagelijkse of wekelijkse planning moeten worden opgenomen. Een freelance schrijver kan bijvoorbeeld de volgende lijst categorieën hebben:

• E-mail

• Werk-administratie

• Verkoop

• Meetings

• Onderzoek

• Schrijven

• Professionele ontwikkeling

• Yoga

• Maaltijdvoorbereiding

• Persoonlijke administratie

• Lezen

• Vrije tijd

• Netwerken

Ga vervolgens naar je favoriete agenda-app (bijvoorbeeld Google Agenda) of papieren planner en maak tijdblokken aan voor de komende week die aangeven wanneer je aan elke categorie gaat werken. Gebruik je time tracking gegevens om te bepalen hoeveel tijd je voor elke categorie moet reserveren.

Zorg ervoor dat je al je prioriteiten en verplichtingen voldoende ruimte geeft in je agenda. Als je moeite hebt om ruimte te vinden, moet je misschien wat verplichtingen schrappen. Het eindresultaat ziet er ongeveer zo uit:

We raden je aan Outlook of Google Agenda te gebruiken om task batching en time blocking te combineren. Omdat Outlook en Google Agenda met Todoist geïntegreerd kunnen worden, kan je al je tijdblokken bekijken in de overzichten Vandaag en Aankomend in Todoist. De bovenstaande tijdblokken zien er bijvoorbeeld zo uit wanneer ze met Todoist gesynchroniseerd zijn:

Als je het moeilijk vindt om je aan je digitale planning te houden, kan je proberen om je dag op papier te plannen. Een papieren planning dwingt je om elke dag fris te beginnen. Het maakt het ook gemakkelijk om dingen door te strepen en aan te passen naarmate de dag vordert. Bovendien kan je je papieren planning op je bureau laten liggen als zichtbare herinnering aan waar je je op wilt concentreren.

Als je bij een bedrijf werkt waar agenda's worden gedeeld, kan het handig zijn om tijd voor diep werk openbaar te blokkeren, zodat je een groot deel van de dag vergaderingvrij kan houden. Khoi Vinh, een Principal Designer bij Adobe, gebruikt deze strategie op zijn kantoor:

“Ik zoek in mijn agenda naar blokken tijd die ik kan afbakenen voor 'diep werk'. Soms verplaats ik meetings om langere aaneengesloten blokken te creëren, en dan maak ik een meeting aan met de naam "Niet boeken" of als ik vermoed dat iemand dat zal negeren, noem ik het iets als "Samenwerkingssessie" of "Onderzoeksreview". Soms moet je vindingrijk zijn.”

Je kan dit concept toepassen op je eigen task batching proces. Voeg grote tijdblokken toe voor diep werk aan je agenda-app of papieren agenda. Zorg ervoor dat je duidelijk weet wat voor soort werk in die groep taken past. Dit kan bijvoorbeeld langdurig schrijven, diepgaand onderzoek of brainstormen zijn.

Welke aanpak je ook gebruikt, je hebt nu tijdblokken voor elke categorie. Maar je moet nog steeds weten aan welke specifieke taak (of groep taken) je moet werken als het moment daar is. Daar komt een taakmanager als Todoist om de hoek kijken.

Maak een Todoist-label aan voor elke categorie die je in stap één bedacht hebt. Je kan dit doen door de tab Filters & labels te openen en zoveel nieuwe labels toe te voegen als je nodig hebt (met optionele kleurcodering).

Bekijk vervolgens al je openstaande taken. Voeg het juiste label toe aan elke taak.

Ga dan verder met je dag, Wanneer je bij een tijdblok komt, hoef je alleen maar de bijbehorende labellijst te openen om alle taken in die categorie te zien.

Ga van start door een taak uit de lijst van relevante taken te kiezen. Alle taken met een datum verschijnen automatisch bovenaan, zodat je weet wanneer iets binnenkort af moet zijn en dus je aandacht nodig heeft.

Prioriteitsniveaus kunnen je ook helpen om je te concentreren op de dringendste taken die je moet aanpakken. Taken met prioriteit 1 worden in rood getoond, taken met prioriteit 2 in oranje, enzovoort. Pak eerst de taken met de hoogste prioriteit (rood) aan voordat je verder gaat met prioriteiten 2-4.

Om ervoor te zorgen dat er niets door de mazen van het net glipt, moet elke taak een label hebben. Je zal echter waarschijnlijk merken dat niet elke categorie in Todoist bijgehouden hoeft te worden. Je wil bijvoorbeeld misschien je meetings of sportlessen in je agenda bijhouden in plaats van in je taakmanager. En zoals we eerder zeiden, je wil je vrije tijd ook niet te veel inplannen. Experimenteer met je setup om uit te vissen wat logisch is voor jouw specifieke omstandigheden.

Day theming met Todoist

Als je time blocking probeert en je nog steeds te versnipperd en ongeconcentreerd voelt, kan je day theming uitproberen. Gebruik dezelfde workflow als hierboven om thema's voor elke dag te bepalen. Een manier om thema's in te stellen is door je te concentreren op typen taken, ongeveer zoals dit:

Een andere manier is om elke dag een project, gebied of klant (als je freelancer of consultant bent) toe te wijzen. Maandagen kunnen bijvoorbeeld voor projecten van klant X zijn, terwijl dinsdagen voor projecten van klant Y zijn. Kies de thematische aanpak die het beste bij je workflow past.

Open vervolgens aan het begin van elke dag je bijbehorende labellijst in Todoist. Omdat elke dag aan een specifiek thema gewijd is, hoef je slechts een of twee labels te controleren om een lijst met relevante taken te vinden. Begin met de belangrijkste taken en gebruik datums en prioriteitsniveaus als richtlijn.

Onthoud dat het doel van day theming is om je te helpen je gedurende de dag op één categorie of thema te concentreren. Maar het mag je er niet van weerhouden om dringende taken die niet onder het thema vallen af te handelen als die zich gedurende de dag voordoen.

Als je ervoor kiest om dagthema's te gebruiken, kan het handig zijn om aan het begin of einde van de dag een blok van 30 tot 60 minuten toe te voegen voor vergaderingen, administratie of e-mail. Zo kan je je het grootste deel van de dag concentreren zonder belangrijke taken te missen.

Todoist-tip

Todoist's agenda-integratie werkt op twee manieren. Naast het synchroniseren van tijdblokken of dagthema's van Outlook of Google Agenda naar Todoist, kan je ook Todoist-tijdblokken in je agenda laten weergeven.

Deze optie is handig om tijd te blokkeren voor diep werk of tijdgevoelige projecten. Omdat je Outlook of Google Agenda aangeeft dat je op deze momenten bezet bent, hoef je geen vergaderverzoeken te ontwijken tijdens belangrijke tijdblokken.

Om tweewegse synchronisatie in te schakelen, schakel je de optie Taken naar agenda synchroniseren in wanneer je je agenda met je Todoist-account koppelt. Anders zal de synchronisatie in slechts één richting gebeuren, en worden alleen items uit Outlook of Google Agenda in je Todoist-agenda getoond.

Tijd besteden aan het plannen van je dagen kan contra-intuïtief aanvoelen als je to-do lijst al uitpuilt. Maar het punt is: zonder planning heb je niet echt de controle. Je agenda heeft dat.

Zie time blocking als een investering, niet als een uitgave. Die 15 minuten die je besteedt aan het plannen van je week, besparen je uren aan beslissingsmoeheid, context switching en dat bekende gevoel van je afvragen waar je dag is gebleven.

Door deze beslissingen vooraf te laden, win je mentale bandbreedte terug voor wat echt belangrijk is. In plaats van je constant af te vragen “waar moet ik nu aan werken?”, kan je direct aan de slag.

Klaar om de controle terug te nemen? Kies één aanpak (time blocking, task batching of day theming) en verbind jezelf er een week lang aan. Merk hoe het voelt als je agenda voor je werkt in plaats van tegen je. Je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn.