Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer
"Wie kan voor ons met nauwkeurigheid het verschil tussen de lange en korte termijn definiëren! Vooral wanneer onze zaken in crisis lijken te verkeren, zijn we bijna gedwongen om onze eerste aandacht te richten op het dringende heden in plaats van op de belangrijke toekomst."
— Dwight D. Eisenhower, toespraak in 1961 voor de Century Association
Dwight D. Eisenhower, een vijfsterrengeneraal tijdens de Tweede Wereldoorlog en de 34e president van de Verenigde Staten, was een productieve man.
Tijdens zijn twee ambtstermijnen als president van de Verenigde Staten leidde hij de bouw van het Interstate Highway System, creëerde hij NASA, ondertekende hij de eerste grote burgerrechtenwetgeving sinds het einde van de Burgeroorlog, beëindigde hij de Koreaanse Oorlog, verwelkomde hij Alaska en Hawaï in de unie, en slaagde hij erin de Koude Oorlog met Rusland koud te houden.
En hij deed het allemaal met flair: Eisenhower was niet minder dan twaalf keer Gallup's meest bewonderde man van het jaar.
Hoe was Eisenhower in staat om zoveel resultaten te boeken die zo'n blijvende impact hadden op zijn land en de wereld? Hij begreep het fundamentele verschil tussen dringend en belangrijk. In een toespraak in 1954 citeerde Eisenhower een naamloze universiteitspresident die zei: “Ik heb twee soorten problemen, de dringende en de belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke zijn nooit dringend.”
Meer dan 3 decennia later verpakte Stephen Covey in zijn bestverkochte boek The 7 Habits of Highly Effective People Eisenhower's inzichten in een eenvoudig hulpmiddel om taken te prioriteren, nu bekend als de Eisenhower-matrix (ook bekend als de Time Management Matrix, de Eisenhower-box, de Eisenhower-methode en de Dringend-Belangrijk Matrix). Dit framework voor prioritering helpt je het "louter-urgentie"-effect te bestrijden (later meer daarover), tijdverspillers in je leven te elimineren en meer mentale ruimte te creëren om vooruitgang te boeken met je doelen.
We've made a companion video for the Eisenhower matrix because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.
Probeer de Eisenhower-matrix als je...
Find yourself running around putting out fires all day (figuratively speaking)
Are busy but don’t feel like your work has a high impact
Have long-term goals but no time or energy to make progress on them
Have a hard time delegating and/or saying no
Want to be the president of the United States (hey, it worked for Eisenhower)
Dit artikel legt uit waarom het onderscheid tussen het dringende en het belangrijke zo cruciaal is, hoe de Eisenhower-matrix je daarbij helpt, en hoe je de matrix kan toepassen op zowel je grote projecten als je dagelijkse taken met Todoist.
Het louter urgentie-effect, oftewel waarom we slecht zijn in prioriteren
Hoe beslissen we welke taak we op een gegeven moment onze aandacht geven? Niet erg goed, zo blijkt.
Een recente studie in de Journal of Consumer Research onderzocht hoe mensen beslissen waaraan ze werken wanneer ze geconfronteerd worden met taken van gemengde dringendheid en belangrijkheid. Via vijf afzonderlijke experimenten observeerden onderzoekers een merkwaardig patroon: onze aandacht wordt getrokken naar tijdgevoelige taken boven taken die minder dringend zijn, zelfs wanneer de minder dringende taak grotere beloningen biedt. Deze psychologische eigenaardigheid, het "louter urgentie-effect" genoemd, verklaart waarom we zo slecht zijn in taak- en tijdbeheer. We zijn meer geneigd om taken met een deadline te prioriteren boven taken zonder, ongeacht hun langetermijnvoordelen.
En het effect is nog prominenter bij mensen die zichzelf als "druk" omschrijven. Dezelfde onderzoekers ontdekten dat mensen die zichzelf als druk beschrijven, eerder geneigd waren om dringende taken met lagere beloningen te selecteren, omdat ze al gefixeerd waren op de taakduur. Als je al een tijdsdruk voelt, zal je waarschijnlijk taken blijven prioriteren die je gefocust houden op de klok.
But there's good news, too — the mere-urgency effect can be reversed. When participants were prompted to consider the consequences of their choices at the time of selection, they were significantly more likely to choose the important task over the urgent one. The findings suggest that if you keep the long-term importance of non-urgent tasks in view, you can overcome the pull toward urgent distractions and focus on what really matters.
Daar komt de Eisenhower-matrix dus van pas.
De Eisenhower-matrix: dringend vs. belangrijk
De Eisenhower-matrix is een eenvoudig hulpmiddel om de langetermijnresultaten van je dagelijkse taken te overwegen en te focussen op wat jou het meest effectief maakt, niet enkel het meest productief. Het helpt je al je taken te visualiseren in een matrix van dringend/belangrijk. Al je dagelijkse taken en grotere projecten vallen in een van deze vier kwadranten:
Urgent & Important tasks/projects to be completed immediately
Not Urgent & Important tasks/projects to be scheduled on your calendar
Urgent & Unimportant tasks/projects to be delegated to someone else
Not Urgent & Unimportant tasks/projects to be deleted
In de echte wereld is het onderscheid tussen dringend/niet-dringend, belangrijk/onbelangrijk veel vager dan onder experimentele omstandigheden. Dit wordt zo uiteengezet door Stephen Covey:
Dringende zaken zijn dingen die onmiddellijke actie vereisen. Dit zijn de zichtbare problemen die opduiken en NU om je aandacht vragen. Vaak hebben dringende zaken duidelijke gevolgen als deze taken niet worden voltooid. Dringende taken zijn onvermijdelijk, maar te veel tijd besteden aan het blussen van brandjes kan veel stress veroorzaken en kan leiden tot een burn-out.
Belangrijke zaken zijn daarentegen dingen die bijdragen aan langetermijndoelen en levenswaarden. Deze items vereisen planning en doordachte actie. Wanneer je op belangrijke zaken focust, beheer je je tijd, energie en aandacht in plaats van deze middelen gedachteloos te verspillen. Wat belangrijk is, is subjectief en hangt af van je eigen waarden en persoonlijke doelen. Niemand anders kan bepalen wat belangrijk is voor jou.
Hieronder vind je een diepgaande blik op elk van de vier kwadranten van de Eisenhower-matrix om je te helpen identificeren welke taken in elk kwadrant thuishoren en hoe je ze dienovereenkomstig kan aanpakken.
Kwadrant 1: dringend & belangrijk
Dringende en belangrijke taken vereisen dat je snel actie onderneemt. Deze items hebben meestal zichtbare deadlines en gevolgen wanneer je aarzelt om actie te ondernemen. Vaak zijn dit dingen die je door van een externe bron zijn opgedrongen of dingen die je hebt uitgesteld tot je met een naderende deadline wordt geconfronteerd. Hoe dan ook, ze vereisen een crisisreactie.
Bijvoorbeeld:
Covering a project for a colleague out sick
Car stalls on the highway
Sink springs leak and floods your kitchen in two feet of water
Clients come to you with a pressing problem
A last-minute deadline is assigned to you
Taken uit kwadrant 1 zijn onvermijdelijk. Zelfs als je nooit uitstelt (wat onmogelijk is), zal er altijd iets zijn dat buiten je controle ligt. Het probleem ontstaat echter wanneer je je richt op deze onverwachte of door deadlines gedreven taken ten koste van langetermijndoelen die belangrijk voor je zijn.
Covey waarschuwt dat te veel tijd besteden aan taken uit kwadrant 1 kan leiden tot verhoogde stress, burn-out, en het gevoel dat je dagen niet meer onder controle zijn. De hele dag brandjes blussen zal je snel van energie en passie voor je werk beroven, en het kan het gemakkelijker maken om te vervallen in gedachteloos escapisme zoals je in kwadrant 4 kan vinden.
Kwadrant 2: niet dringend & belangrijk
Niet dringende, maar belangrijke taken zijn de activiteiten die je helpen je langetermijndoelen te bereiken. Deze hebben mogelijk geen deadline (of zelfs geen einddatum), waardoor het gemakkelijk is om ze uit te stellen ten gunste van dringendere taken. Deze taken hebben echter een veel grotere invloed op je langetermijneffectiviteit bij het voltooien van je doelen.
Voorbeelden:
Planning for long and short-term projects
Regular chores or maintenance projects
Professional networking and personal relationship building
Learning a new skill, keeping up with current research in your field, attending educational events
Exercise and routine healthcare
Covey zegt dat kwadrant 2 de ideale plek is voor persoonlijk tijdbeheer. Dit is de plek waar je je niet richt op problemen (zoals bij K1), maar op kansen en groei. Leven in dit kwadrant van de matrix betekent dat je proactief bent en prioriteit geeft aan activiteiten die je vaardigheden en energie laten groeien, en bijdragen aan het bereiken van betekenisvolle doelen. Kwadrant 2 is waar “deep work” plaatsvindt, omdat je grotendeels vrij bent van dringende afleidingen.
Door consequent aandacht te besteden aan K2, verminder je het aantal dringende problemen dat in K1 opduikt. Leven in K2 betekent dat je een plan kan maken om projecten te voltooien en mogelijke problemen te vermijden. Als je bijvoorbeeld routinematig auto-onderhoud blijft uitstellen, boet je daar later voor wanneer je auto stilvalt.
Manage je andere mensen?
Kwadrant 3: dringend & onbelangrijk
Dringende maar onbelangrijke taken worden het best omschreven als druk werk. Deze taken zijn vaak gebaseerd op verwachtingen die door anderen zijn gesteld en brengen je niet dichter bij je langetermijndoelen.
Voorbeelden:
Unnecessary interruptions from coworkers
Checking your phone or email whenever it goes off
Responding to certain texts, emails, or social media messages
Acting on coupons or limited time offers
Some meetings
Kwadrant 3 is waar het louter urgentie-effect leeft. De drang om taken te voltooien vanwege echte of veronderstelde deadlines betekent dat je taken op je neemt die eigenlijk niet betekenisvol voor je zijn. Aangezien K3-taken dringend zijn maar meestal gerelateerd aan de prioriteiten van iemand anders, kan te veel tijd in dit kwadrant doorbrengen voelen alsof je dingen doet die je zou moeten doen in plaats van wat je wil doen. Focussen op K3-taken kan je het gevoel geven dat je niet je grotere levensdoelen bereikt of geen controle hebt over je dagelijkse leven.
Covey stelt voor om zoveel mogelijk K3-taken te delegeren. Kan je iemand anders die vergadernotities laten maken? Kan je je boodschappen laten bezorgen in plaats van naar de winkel te gaan? Kan je je kinderen de afwas laten doen? Kan je een digitale assistent inhuren om doktersbezoeken in te plannen? Is er iets in je leven dat je kan automatiseren?
Als je deze taken niet kan delegeren, probeer dan te voorkomen dat ze je hele dag in beslag nemen:
Turn off notifications on your phone and computer when working
Be clear with others about how much time you can spend on a given task
Save Q3 tasks for times when you are very low on energy rather than putting them first thing in the morning
Negotiate your workload with your boss
Kwadrant 4: niet dringend & onbelangrijk
Niet dringende en onbelangrijke taken zijn tijdverspillende activiteiten die meedogenloos geëlimineerd zouden moeten worden. Deze activiteiten dragen niet bij aan de voortgang van je doelen, maar kunnen uiteindelijk grote stukken tijd in beslag nemen.
Voorbeelden:
Watching TV for hours
Mindlessly refreshing social media and scrolling
Avoidance activities such as sorting and organizing email rather than answering it
Excessive shopping or online browsing
Kwadrant 4 is het kwadrant van overdaad en onmiddellijke bevrediging die je uiteindelijk onvervuld achterlaat.
Vergis je niet, we hebben allemaal wat vrije tijd nodig. Eisenhower zelf was gekend als een bridge-speler (hij speelde zelfs elke avond tot aan D-Day) en werd bekritiseerd om zijn vele golftrips tijdens zijn ambtstermijn. Het belangrijkste is dat deze activiteiten een balans waren voor de vele stressvolle aspecten van het zijn van een politiek leider. Als je er echter niet bewust mee omgaat, kan de manier waarop je je vrije tijd doorbrengt je energie, passie en creativiteit juist uitputten.
Een recente studie gepubliceerd in de Journal of Applied Psychology heeft aangetoond dat de manier waarop werknemers hun vrije tijd besteden een sterke voorspeller is voor hoeveel energie en positiviteit ze de volgende werkdag uiten. Werknemers die zich bezighielden met zelfbeheersingsactiviteiten zoals sporten of vrijwilligerswerk, waren de volgende dag meer gemotiveerd. Werknemers die ontspanden met yoga, meditatie of door naar muziek te luisteren, benaderden de werkdag rustiger.
Werknemers die zich bezighielden met afleidingsactiviteiten om problemen te vermijden of te negeren, zoals overmatig tv-kijken, vertoonden de volgende werkdag een hernieuwde positiviteit. Echter, bij voortgezet gebruik van afleiding verslechterden hun stemming en motivatie naarmate de week vorderde. Met andere woorden, afleiding met mate was oké, maar afleiding als gewoonte resulteerde in minder werktevredenheid in het algemeen.
Hoe je je kwadranten opnieuw in balans brengt
Volgens Stephen Covey is kwadrant 2 het "kwadrant van kwaliteit" waar de tijd die aan deze taken wordt besteed je algehele effectiviteit vergroot. Dit is waar persoonlijke en professionele groei samenkomt met planning, preventie en actie.
Om te evalueren waar je je momenteel op de matrix bevindt, begin je met het bijhouden van je tijd en taken. Als je Todoist gebruikt voor taakbeheer, kan je gemakkelijk een lijst ontvangen van alle taken die je hebt voltooid en wanneer je ze hebt voltooid. Wanneer je een paar dagen aan gegevens hebt, ga je dan zitten en organiseer je je taken in kwadranten door de volgende vragen te stellen:
Was this urgent for me?
Was this important to me?
Vergeet niet dat je deze criteria alleen bepaalt op basis van je eigen gewenste resultaten, niet die van iemand anders.
Zodra je taken in de juiste kwadranten gesorteerd zijn, bekijk je dan waar je tijd momenteel aan wordt besteed. Ben je tevreden met je balans tussen de kwadranten?
Als je veel tijd in K1 doorbrengt, investeer dan tijd in planning om problemen te anticiperen en te voorkomen:
Next step: Organize a weekly or even monthly plan around your current goals and deadlines. At the end of each week, do a weekly review. Reflect on how well your plan worked and adjust for the next week. If most of your Q1 tasks come from external sources, strategize on how you can better plan and anticipate them. You may need to develop a more proactive workflow with a colleague or client, or talk to your boss about rebalancing an excessive workload. If there’s a particular client who’s creating a lot of Q1 tasks, the work may not be worth the stress.
Als je je tijd in K3 besteedt, delegeer, elimineer of beperk dan de hoeveelheid tijd die je aan deze taken besteedt:
Next Step: Strategize and write out specific steps on how you’ll limit these tasks. Can you delegate them? Can you just say no? Can you batch these types of tasks together in a single afternoon during your week? Can you have an open discussion with your boss about just how much time you’re spending on “busywork”? Schedule time in your week to take these steps.
Als je je tijd in Q4 doorbrengt, kan je vastzitten in een sleur, gestrest zijn of een probleem vermijden:
Next Step: Use your time tracking to identify the biggest time wasters and strategize on how to avoid or limit them. Develop a plan to overcome procrastination before you're tempted to procrastinate. Remember, it’s ok to just relax sometimes, but activities in this quadrant have diminishing returns when used excessively.
Terwijl je je prioriteiten verschuift naar kwadrant 2, blijf je de Eisenhower-matrix gebruiken om te weten waar je dagelijks aan moet werken.
Hoe je de Eisenhower-matrix implementeert in Todoist
Je kan Todoist gebruiken om je taken in te delen in de vier dringend/belangrijke kwadranten met twee verschillende methoden: labels of prioriteitsniveaus. Beide methoden worden hieronder beschreven.
Met labels
In Todoist werken labels en filters samen om je te helpen je takenlijst te organiseren en te sorteren. Voor deze setup, maak je eerst deze twee labels aan:
@urgent
@important
Zodra je je twee labels hebt, doorloop je je taken en wijs je de juiste labels toe aan elke taak:
Add @urgent & @important to tasks that need to be done immediately and personally
Add @important to tasks that get a due date and are done personally
Add @urgent to tasks that can be delegated or relegated to
Don't add either label to tasks that can be dropped
Je kan snel een label aan een taak toewijzen door "@" in het taakveld te typen. Dit opent een lijst van je huidige labels om uit te kiezen. Blijf de labelnaam verder typen om de lijst te verfijnen.
Zodra al je dringende en/of belangrijke taken zijn gelabeld, maak je vier nieuwe filters aan die overeenkomen met elk kwadrant:
Urgent & Important with filter query: @urgent & @important
Important & Not urgent with filter query: @important & !@urgent
Urgent & Unimportant with filter query: @urgent & !@important
Unimportant & Not urgent with filter query: !@important & !@urgent
And/or combine them all into one Eisenhower filter with the query: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@important, !@important & !@urgent
Now you'll be able to check each filter view to know which urgent and important tasks need your attention first; which important but not urgent tasks need to be scheduled; which urgent and unimportant tasks you should either delegate or do in your low energy hours; and which tasks you should just delete.
Met prioriteitsniveaus
In plaats van labels te gebruiken om je taken te sorteren, kan je ook de vier prioriteitsniveaus van Todoist gebruiken. Elk prioriteitsniveau komt overeen met een kwadrant van de Eisenhower-matrix:
Urgent & Important = Priority 1 (Red)
Not Urgent & Important = Priority 2 (Orange)
Urgent & Not Important = Priority 3 (Blue)
Not Urgent & Not Important = Priority 4 (No color)
Wijs een prioriteitsniveau toe aan een taak door op het vlag-icoon te klikken of te tikken en vervolgens het gewenste prioriteitsniveau te selecteren. Wijzig het prioriteitsniveau op elk moment door het vlag-icoon te selecteren bij het bewerken van een taak, of typ gewoon p1, p2 of p3 direct in het taakveld en Todoist zal het juiste prioriteitsniveau herkennen en toewijzen wanneer je de taak aanmaakt. Alles zonder gekleurde vlag is standaard p4.
Stel vervolgens een filter in om je taken op prioriteit te bekijken vanuit al je projecten. Ga naar filters, klik vervolgens op "Filter toevoegen" en geef het de naam Eisenhower-matrix. Voer onder zoekopdracht "p1, p2, p3, p4" in.
Je taken met de hoogste prioriteit verschijnen bovenaan elke dagelijkse to do-lijst in je overzicht Vandaag en Aankomend (taken met zowel een deadline als tijd verschijnen eerst, ongeacht het prioriteitsniveau).
Omgaan met elk kwadrant
Zodra je Todoist hebt ingesteld om met de Eisenhower-methode te werken, kan je je taken gaan evalueren. Klik op je nieuwe Eisenhower-filters om je taken per kwadrant te reviewen.
Voor K1: belangrijk & dringend, p1:
Review your upcoming tasks and make a plan to complete these items first.
Voor K2: belangrijk & niet dringend, p2:
Set a reasonable due date for the next steps on each task. Get ahead of your planning by using comments to attach reference materials or add notes to your task.
Voor K3: onbelangrijk & dringend, p3:
Delegate as many tasks as you possible. To delegate these in Todoist, you can share projects with anyone, assign tasks, set deadlines, upload files, and discuss task details with collaborators in the comments.
Voor K4: onbelangrijk & niet dringend, p4:
Wanneer je voor een reeks taken staat, hoe beslis je dan welke je als eerste aanpakt? Kies je de taak die je dichter bij je langetermijndoelen brengt? Of geef je je aandacht aan het meest dringende item op je lijst?
Use the Eisenhower Matrix to avoid the mere-urgency trap and do more of what's important to you.
Laura Scroggs
Laura is een freelance schrijfster, PhD-kandidaat, mama van een pug, en woont in Minneapolis.
