De Eisenhower-matrix

Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer

"Wie kan voor ons met nauwkeurigheid het verschil tussen de lange en korte termijn definiëren! Vooral wanneer onze zaken in crisis lijken te verkeren, zijn we bijna gedwongen om onze eerste aandacht te richten op het dringende heden in plaats van op de belangrijke toekomst."

— Dwight D. Eisenhower, toespraak in 1961 voor de Century Association

Dwight D. Eisenhower, een vijfsterrengeneraal tijdens de Tweede Wereldoorlog en de 34e president van de Verenigde Staten, was een productieve man.

Tijdens zijn twee ambtstermijnen als president van de Verenigde Staten leidde hij de bouw van het Interstate Highway System, creëerde hij NASA, ondertekende hij de eerste grote burgerrechtenwetgeving sinds het einde van de Burgeroorlog, beëindigde hij de Koreaanse Oorlog, verwelkomde hij Alaska en Hawaï in de unie, en slaagde hij erin de Koude Oorlog met Rusland koud te houden.

En hij deed het allemaal met flair: Eisenhower was niet minder dan twaalf keer Gallup's meest bewonderde man van het jaar.

Hoe was Eisenhower in staat om zoveel resultaten te boeken die zo'n blijvende impact hadden op zijn land en de wereld? Hij begreep het fundamentele verschil tussen dringend en belangrijk.

In een toespraak in 1954 citeerde Eisenhower een naamloze universiteitspresident die zei: “Ik heb twee soorten problemen, de dringende en de belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke zijn nooit dringend.”

Meer dan 3 decennia later verpakte Stephen Covey in zijn bestverkochte boek The 7 Habits of Highly Effective People Eisenhower's inzichten in een eenvoudig hulpmiddel om taken te prioriteren, nu bekend als de Eisenhower-matrix (ook bekend als de Time Management Matrix, de Eisenhower-box, de Eisenhower-methode en de Dringend-Belangrijk Matrix). Dit framework voor prioritering helpt je het "louter-urgentie"-effect te bestrijden (later meer daarover), tijdverspillers in je leven te elimineren en meer mentale ruimte te creëren om vooruitgang te boeken met je doelen.

We hebben ook een video over de Eisenhower-matrix gemaakt, want iedereen leert op verschillende manieren, en we weten dat sommigen onder jullie liever kijken dan lezen. Bekijk de video hieronder, of blijf verder lezen voor een diepere duik.

Probeer de Eisenhower-matrix als je...

• Merkt dat je de hele dag bezig met het blussen van brandjes (figuurlijk gesproken)

• Het druk hebt, maar niet het gevoel hebt dat je werk veel impact heeft

• Langetermijn-doelen hebt, maar geen tijd of energie om eraan te werken

• Moeite hebt met delegeren en/of nee zeggen

• De president van de Verenigde Staten wil worden (nou ja, het werkte voor Eisenhower)

Dit artikel legt uit waarom het onderscheid tussen het dringende en het belangrijke zo cruciaal is, hoe de Eisenhower-matrix je daarbij helpt, en hoe je de matrix kan toepassen op zowel je grote projecten als je dagelijkse taken met Todoist.

Het louter urgentie-effect, oftewel waarom we slecht zijn in prioriteren

Hoe beslissen we welke taak we op een gegeven moment onze aandacht geven? Niet erg goed, zo blijkt.

Een recente studie in de Journal of Consumer Research onderzocht hoe mensen beslissen waaraan ze werken wanneer ze geconfronteerd worden met taken van gemengde dringendheid en belangrijkheid. Via vijf afzonderlijke experimenten observeerden onderzoekers een merkwaardig patroon: onze aandacht wordt getrokken naar tijdgevoelige taken boven taken die minder dringend zijn, zelfs wanneer de minder dringende taak grotere beloningen biedt. Deze psychologische eigenaardigheid, het "louter urgentie-effect" genoemd, verklaart waarom we zo slecht zijn in taak- en tijdbeheer. We zijn meer geneigd om taken met een deadline te prioriteren boven taken zonder, ongeacht hun langetermijnvoordelen.

En het effect is nog prominenter bij mensen die zichzelf als "druk" omschrijven. Dezelfde onderzoekers ontdekten dat mensen die zichzelf als druk beschrijven, eerder geneigd waren om dringende taken met lagere beloningen te selecteren, omdat ze al gefixeerd waren op de taakduur. Als je al een tijdsdruk voelt, zal je waarschijnlijk taken blijven prioriteren die je gefocust houden op de klok.

Maar er is ook goed nieuws: het louter urgentie-effect kan omgekeerd worden. Toen deelnemers werden aangespoord om de gevolgen van hun keuzes op het moment van selectie te overwegen, kozen ze aanzienlijk vaker voor de belangrijke taak boven de dringende. De bevindingen suggereren dat als je het langetermijnbelang van niet-dringende taken in het hoofd houdt, je de aantrekkingskracht van dringende afleidingen kan overwinnen en je je kan concentreren op wat echt belangrijk is.

Daar komt de Eisenhower-matrix dus van pas.

De Eisenhower-matrix: dringend vs. belangrijk

De Eisenhower-matrix is een eenvoudig hulpmiddel om de langetermijnresultaten van je dagelijkse taken te overwegen en te focussen op wat jou het meest effectief maakt, niet enkel het meest productief. Het helpt je al je taken te visualiseren in een matrix van dringend/belangrijk. Al je dagelijkse taken en grotere projecten vallen in een van deze vier kwadranten:

• Dringende & belangrijke taken/projecten die onmiddellijk moeten worden voltooid

• Niet dringende & belangrijke taken/projecten die in je agenda ingepland moeten worden

• Dringende & onbelangrijke taken/projecten om aan iemand anders te delegeren

• Niet dringende & onbelangrijke taken/projecten om te verwijderen

In de echte wereld is het onderscheid tussen dringend/niet-dringend, belangrijk/onbelangrijk veel vager dan onder experimentele omstandigheden. Dit wordt zo uiteengezet door Stephen Covey:

Dringende zaken zijn dingen die onmiddellijke actie vereisen. Dit zijn de zichtbare problemen die opduiken en NU om je aandacht vragen. Vaak hebben dringende zaken duidelijke gevolgen als deze taken niet worden voltooid. Dringende taken zijn onvermijdelijk, maar te veel tijd besteden aan het blussen van brandjes kan veel stress veroorzaken en kan leiden tot een burn-out.

Belangrijke zaken zijn daarentegen dingen die bijdragen aan langetermijndoelen en levenswaarden. Deze items vereisen planning en doordachte actie. Wanneer je op belangrijke zaken focust, beheer je je tijd, energie en aandacht in plaats van deze middelen gedachteloos te verspillen. Wat belangrijk is, is subjectief en hangt af van je eigen waarden en persoonlijke doelen. Niemand anders kan bepalen wat belangrijk is voor jou.

Hieronder vind je een diepgaande blik op elk van de vier kwadranten van de Eisenhower-matrix om je te helpen identificeren welke taken in elk kwadrant thuishoren en hoe je ze dienovereenkomstig kan aanpakken.

Kwadrant 1: dringend & belangrijk

Dringende en belangrijke taken vereisen dat je snel actie onderneemt. Deze items hebben meestal zichtbare deadlines en gevolgen wanneer je aarzelt om actie te ondernemen. Vaak zijn dit dingen die je door van een externe bron zijn opgedrongen of dingen die je hebt uitgesteld tot je met een naderende deadline wordt geconfronteerd. Hoe dan ook, ze vereisen een crisisreactie.

Bijvoorbeeld:

• Een project overnemen voor een zieke collega

• Auto valt stil op de snelweg

• De gootsteen lekt en overstroomt je keuken met zestig centimeter water

• Klanten komen naar je toe met een dringend probleem

• Een last-minute deadline is aan jou toegewezen

Taken uit kwadrant 1 zijn onvermijdelijk. Zelfs als je nooit uitstelt (wat onmogelijk is), zal er altijd iets zijn dat buiten je controle ligt. Het probleem ontstaat echter wanneer je je richt op deze onverwachte of door deadlines gedreven taken ten koste van langetermijndoelen die belangrijk voor je zijn.

Covey waarschuwt dat te veel tijd besteden aan taken uit kwadrant 1 kan leiden tot verhoogde stress, burn-out, en het gevoel dat je dagen niet meer onder controle zijn. De hele dag brandjes blussen zal je snel van energie en passie voor je werk beroven, en het kan het gemakkelijker maken om te vervallen in gedachteloos escapisme zoals je in kwadrant 4 kan vinden.

Kwadrant 2: niet dringend & belangrijk

Niet dringende, maar belangrijke taken zijn de activiteiten die je helpen je langetermijndoelen te bereiken. Deze hebben mogelijk geen deadline (of zelfs geen einddatum), waardoor het gemakkelijk is om ze uit te stellen ten gunste van dringendere taken. Deze taken hebben echter een veel grotere invloed op je langetermijneffectiviteit bij het voltooien van je doelen.

Voorbeelden:

• Planning voor lange- en kortetermijnprojecten

• Regelmatige klusjes of onderhoudsprojecten

• Professioneel netwerken en persoonlijke relaties opbouwen

• Een nieuwe vaardigheid leren, op de hoogte blijven van huidig onderzoek in je vakgebied, educatieve evenementen bijwonen

• Lichaamsbeweging en routinematige gezondheidszorg

Covey zegt dat kwadrant 2 de ideale plek is voor persoonlijk tijdbeheer. Dit is de plek waar je je niet richt op problemen (zoals bij K1), maar op kansen en groei. Leven in dit kwadrant van de matrix betekent dat je proactief bent en prioriteit geeft aan activiteiten die je vaardigheden en energie laten groeien, en bijdragen aan het bereiken van betekenisvolle doelen. Kwadrant 2 is waar “deep work” plaatsvindt, omdat je grotendeels vrij bent van dringende afleidingen.

Door consequent aandacht te besteden aan K2, verminder je het aantal dringende problemen dat in K1 opduikt. Leven in K2 betekent dat je een plan kan maken om projecten te voltooien en mogelijke problemen te vermijden. Als je bijvoorbeeld routinematig auto-onderhoud blijft uitstellen, boet je daar later voor wanneer je auto stilvalt.

Manage je andere mensen?

Kwadrant 3: dringend & onbelangrijk

Dringende maar onbelangrijke taken worden het best omschreven als druk werk. Deze taken zijn vaak gebaseerd op verwachtingen die door anderen zijn gesteld en brengen je niet dichter bij je langetermijndoelen.

Voorbeelden:

• Onnodige onderbrekingen van collega's

• Je telefoon of e-mail controleren wanneer deze afgaat

• Reageren op bepaalde teksten, e-mails of berichten op social media

• Inspelen op coupons of tijdelijke aanbiedingen

• Sommige vergaderingen

Kwadrant 3 is waar het louter urgentie-effect leeft. De drang om taken te voltooien vanwege echte of veronderstelde deadlines betekent dat je taken op je neemt die eigenlijk niet betekenisvol voor je zijn. Aangezien K3-taken dringend zijn maar meestal gerelateerd aan de prioriteiten van iemand anders, kan te veel tijd in dit kwadrant doorbrengen voelen alsof je dingen doet die je zou moeten doen in plaats van wat je wil doen. Focussen op K3-taken kan je het gevoel geven dat je niet je grotere levensdoelen bereikt of geen controle hebt over je dagelijkse leven.

Covey stelt voor om zoveel mogelijk K3-taken te delegeren. Kan je iemand anders die vergadernotities laten maken? Kan je je boodschappen laten bezorgen in plaats van naar de winkel te gaan? Kan je je kinderen de afwas laten doen? Kan je een digitale assistent inhuren om doktersbezoeken in te plannen? Is er iets in je leven dat je kan automatiseren?

Als je deze taken niet kan delegeren, probeer dan te voorkomen dat ze je hele dag in beslag nemen:

• Zet meldingen op je telefoon en computer uit tijdens het werken

• Wees duidelijk tegen anderen over hoeveel tijd je aan een bepaalde taak kan besteden

• Bewaar K3-taken voor momenten waarop je erg weinig energie hebt, in plaats van ze als eerste in de ochtend te doen

• Onderhandel je werklast met je baas

• Oefen met nee te zeggen

Kwadrant 4: niet dringend & onbelangrijk

Niet dringende en onbelangrijke taken zijn tijdverspillende activiteiten die meedogenloos geëlimineerd zouden moeten worden. Deze activiteiten dragen niet bij aan de voortgang van je doelen, maar kunnen uiteindelijk grote stukken tijd in beslag nemen.

Voorbeelden:

• Urenlang tv kijken

• Doelloos sociale media verversen en scrollen

• Vermijdingsactiviteiten zoals het sorteren en organiseren van e-mails in plaats van ze te beantwoorden

• Overmatig winkelen of online browsen

Kwadrant 4 is het kwadrant van overdaad en onmiddellijke bevrediging die je uiteindelijk onvervuld achterlaat.

Vergis je niet, we hebben allemaal wat vrije tijd nodig. Eisenhower zelf was gekend als een bridge-speler (hij speelde zelfs elke avond tot aan D-Day) en werd bekritiseerd om zijn vele golftrips tijdens zijn ambtstermijn. Het belangrijkste is dat deze activiteiten een balans waren voor de vele stressvolle aspecten van het zijn van een politiek leider. Als je er echter niet bewust mee omgaat, kan de manier waarop je je vrije tijd doorbrengt je energie, passie en creativiteit juist uitputten.

Een recente studie gepubliceerd in de Journal of Applied Psychology heeft aangetoond dat de manier waarop werknemers hun vrije tijd besteden een sterke voorspeller is voor hoeveel energie en positiviteit ze de volgende werkdag uiten. Werknemers die zich bezighielden met zelfbeheersingsactiviteiten zoals sporten of vrijwilligerswerk, waren de volgende dag meer gemotiveerd. Werknemers die ontspanden met yoga, meditatie of door naar muziek te luisteren, benaderden de werkdag rustiger.

Werknemers die zich bezighielden met afleidingsactiviteiten om problemen te vermijden of te negeren, zoals overmatig tv-kijken, vertoonden de volgende werkdag een hernieuwde positiviteit. Echter, bij voortgezet gebruik van afleiding verslechterden hun stemming en motivatie naarmate de week vorderde. Met andere woorden, afleiding met mate was oké, maar afleiding als gewoonte resulteerde in minder werktevredenheid in het algemeen.

Hoe je je kwadranten opnieuw in balans brengt

Volgens Stephen Covey is kwadrant 2 het "kwadrant van kwaliteit" waar de tijd die aan deze taken wordt besteed je algehele effectiviteit vergroot. Dit is waar persoonlijke en professionele groei samenkomt met planning, preventie en actie.

Om te evalueren waar je je momenteel op de matrix bevindt, begin je met het bijhouden van je tijd en taken. Als je Todoist gebruikt voor taakbeheer, kan je gemakkelijk een lijst ontvangen van alle taken die je hebt voltooid en wanneer je ze hebt voltooid. Wanneer je een paar dagen aan gegevens hebt, ga je dan zitten en organiseer je je taken in kwadranten door de volgende vragen te stellen:

1. Was dit dringend voor mij?

2. Was dit belangrijk voor mij?

Vergeet niet dat je deze criteria alleen bepaalt op basis van je eigen gewenste resultaten, niet die van iemand anders.

Zodra je taken in de juiste kwadranten gesorteerd zijn, bekijk je dan waar je tijd momenteel aan wordt besteed. Ben je tevreden met je balans tussen de kwadranten?

Als je veel tijd in K1 doorbrengt, investeer dan tijd in planning om problemen te anticiperen en te voorkomen:

• Volgende stap: Organiseer een wekelijks of zelfs maandelijks plan rond je huidige doelen en deadlines. Aan het einde van elke week doe je een wekelijkse review. Reflecteer over hoe goed je plan werkte en pas het aan voor de volgende week. Als de meeste van je K1-taken van externe bronnen komen, bedenk dan een strategie om ze beter te plannen en te anticiperen. Misschien moet je een proactievere workflow ontwikkelen met een collega of klant, of met je baas praten over het herverdelen van een te hoge werklast. Als er een specifieke klant is die veel K1-taken creëert, is het werk misschien de stress niet waard.

Als je je tijd in K3 besteedt, delegeer, elimineer of beperk dan de hoeveelheid tijd die je aan deze taken besteedt:

• Volgende stap: Strategiseer en schrijf specifieke stappen uit over hoe je deze taken kan beperken. Kan je ze delegeren? Kan je gewoon nee zeggen? Kan je deze soorten taken groeperen voor tijdens een enkele namiddag in je week? Kan je een open gesprek met je baas hebben over hoeveel tijd je besteedt aan "druk werk"? Plan tijd in je week om deze stappen te nemen.

Als je je tijd in Q4 doorbrengt, kan je vastzitten in een sleur, gestrest zijn of een probleem vermijden:

• Volgende stap: Gebruik je tijdregistratie om de grootste tijdverspillers te identificeren en bedenk strategieën om ze te vermijden of te beperken. Ontwikkel een plan om uitstelgedrag te overwinnen voordat je in de verleiding komt om uit te stellen. Onthoud dat het soms oké is om gewoon te ontspannen, maar activiteiten in dit kwadrant hebben afnemende opbrengsten bij overmatig gebruik.

Terwijl je je prioriteiten verschuift naar kwadrant 2, blijf je de Eisenhower-matrix gebruiken om te weten waar je dagelijks aan moet werken.

Hoe je de Eisenhower-matrix implementeert in Todoist

Je kan Todoist gebruiken om je taken in te delen in de vier dringend/belangrijke kwadranten met twee verschillende methoden: labels of prioriteitsniveaus. Beide methoden worden hieronder beschreven.

Met labels

In Todoist werken labels en filters samen om je te helpen je takenlijst te organiseren en te sorteren. Voor deze setup, maak je eerst deze twee labels aan:

• @dringend

• @belangrijk

Zodra je je twee labels hebt, doorloop je je taken en wijs je de juiste labels toe aan elke taak:

• Voeg @dringend & @belangrijk toe aan taken die door jou persoonlijk en meteen moeten worden voltooid

• Voeg @belangrijk toe aan taken met een deadline en die door jou persoonlijk moeten worden voltooid

• Voeg @dringend toe aan taken die gedelegeerd of uitgesteld kunnen worden

• Voeg geen van beide labels toe aan taken die je eventueel kan laten vallen

Je kan snel een label aan een taak toewijzen door "@" in het taakveld te typen. Dit opent een lijst van je huidige labels om uit te kiezen. Blijf de labelnaam verder typen om de lijst te verfijnen.

Zodra al je dringende en/of belangrijke taken zijn gelabeld, maak je vier nieuwe filters aan die overeenkomen met elk kwadrant:

• Dringend & belangrijk met als filter-zoekopdracht: @dringend & @belangrijk

• Belangrijk & niet dringend met filter-zoekopdracht: @belangrijk & !@dringend

• Dringend & onbelangrijk met filter-zoekopdracht: @dringend & !@belangrijk

• Onbelangrijk & niet dringend met filter-zoekopdracht: !@belangrijk & !@dringend

• En/of combineer ze allemaal in één Eisenhower-filter met de zoekopdracht: @dringend & @belangrijk, @belangrijk & !@dringend, @dringend & !@belangrijk, !@belangrijk & !@dringend

Nu kan je elk filteroverzicht controleren om te weten welke dringende en belangrijke taken eerst je aandacht nodig hebben; welke belangrijke maar niet dringende taken moeten worden ingepland; welke dringende en onbelangrijke taken je moet delegeren of in je uren met lage energie moet doen; en welke taken je gewoon moet verwijderen.

Met prioriteitsniveaus

In plaats van labels te gebruiken om je taken te sorteren, kan je ook de vier prioriteitsniveaus van Todoist gebruiken. Elk prioriteitsniveau komt overeen met een kwadrant van de Eisenhower-matrix:

• Dringend & belangrijk = prioriteit 1 (rood)

• Niet dringend & belangrijk = prioriteit 2 (oranje)

• Dringend & onbelangrijk = prioriteit 3 (blauw)

• Niet dringend & onbelangrijk = prioriteit 4 (geen kleur)

Wijs een prioriteitsniveau toe aan een taak door op het vlag-icoon te klikken of te tikken en vervolgens het gewenste prioriteitsniveau te selecteren. Wijzig het prioriteitsniveau op elk moment door het vlag-icoon te selecteren bij het bewerken van een taak, of typ gewoon p1, p2 of p3 direct in het taakveld en Todoist zal het juiste prioriteitsniveau herkennen en toewijzen wanneer je de taak aanmaakt. Alles zonder gekleurde vlag is standaard p4.

Stel vervolgens een filter in om je taken op prioriteit te bekijken vanuit al je projecten. Ga naar filters, klik vervolgens op "Filter toevoegen" en geef het de naam Eisenhower-matrix. Voer onder zoekopdracht "p1, p2, p3, p4" in.

Je taken met de hoogste prioriteit verschijnen bovenaan elke dagelijkse to do-lijst in je overzicht Vandaag en Aankomend (taken met zowel een deadline als tijd verschijnen eerst, ongeacht het prioriteitsniveau).

Omgaan met elk kwadrant

Zodra je Todoist hebt ingesteld om met de Eisenhower-methode te werken, kan je je taken gaan evalueren. Klik op je nieuwe Eisenhower-filters om je taken per kwadrant te reviewen.

Voor K1: belangrijk & dringend, p1:

• Review je aankomende taken en maak een plan om deze items eerst te voltooien.

Voor K2: belangrijk & niet dringend, p2:

• Stel een redelijke deadline in voor de volgende stappen van elke taak. Loop vooruit op je planning door opmerkingen te gebruiken om referentiemateriaal toe te voegen of notities aan je taak toe te voegen.

Voor K3: onbelangrijk & dringend, p3:

• Delegeer zoveel mogelijk taken. Om deze in Todoist te delegeren, kan je projecten delen met iedereen, taken toewijzen, deadlines instellen, bestanden uploaden en taakdetails met medegebruikers in de opmerkingen bespreken.

Voor K4: onbelangrijk & niet dringend, p4:

• Verwijderen

Wanneer je voor een reeks taken staat, hoe beslis je dan welke je als eerste aanpakt? Kies je de taak die je dichter bij je langetermijndoelen brengt? Of geef je je aandacht aan het meest dringende item op je lijst?

Gebruik de Eisenhower-matrix om de valkuil van schijnbare dringendheid te vermijden en meer te doen van wat belangrijk voor je is.