De Eisenhower Matrix-methode die door de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower werd gebruikt, is gebaseerd op het evalueren van je taken aan de hand van de criteria belangrijk/niet belangrijk en dringend/niet dringend.
Deze methode visualiseert taken in een Eisenhower Decision Matrix (ook wel de Eisenhower Box genoemd). De horizontale X-as geeft de dringendheid aan, met meest dringend aan de linkerkant en minst dringend aan de rechterkant. De verticale Y-axis geeft de belangrijkheid aan, met minst belangrijk onderaan en meest belangrijk bovenaan.
Het resultaat is vier kwadranten: Dringend en belangrijk, dringend en onbelangrijk, belangrijk maar niet dringend, en onbelangrijk en niet dringend. Je kan al je taken binnen deze kwadranten plaatsen waardoor je een helder overzicht krijgt van wat er meteen moet gebeuren en wat nog kan (en zou moeten) wachten. Meer informatie...
Hoe kan je met labels een Eisenhower Matrix-workflow opzetten in Todoist
- Maak twee labels aan: @belangrijk en @dringend.
- Maak vier filters aan:
- Dringend & Belangrijk met als filter-zoekopdracht: @dringend & @belangrijk
- Belangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: @belangrijk & !@dringend
- Dringend & Onbelangrijk met filter-zoekopdracht: @dringend & !@belangrijk
- Onbelangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: !@belangrijk & !@dringend
- Voeg de passende labels aan elke nieuwe taak toe:
- Voeg @dringend & @belangrijk toe aan taken die door jou persoonlijk en meteen moeten worden voltooid
- Voeg @belangrijk toe aan taken met een deadline en die door jou persoonlijk moeten worden voltooid
- Voeg @dringend toe aan taken die gedelegeerd kunnen worden
- Voeg geen van beide labels toe aan taken die je eventueel kan laten vallen
- Maak eerst belangrijke en dringende taken af. Voeg een specifieke deadline toe aan al je belangrijke maar niet-dringende taken. Delegeer zoveel mogelijk onbelangrijke maar dringende taken. Onbelangrijke en niet-dringende taken zouden als laatste moeten worden gedaan (of helemaal niet).
Hoe kan je met prioriteitsniveaus een Eisenhower Matrix-workflow opzetten in Todoist
- Maak vier filters aan:
- Dringend & Belangrijk met filter-zoekopdracht: P1
- Belangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: P2
- Dringend & Onbelangrijk met filter-zoekopdracht: P3
- Onbelangrijk & Niet dringend met filter-zoekopdracht: P4
- Voeg de passende prioriteiten toe aan elke nieuwe taak:
- Voeg P1 toe aan taken die meteen en door jou persoonlijk moeten worden voltooid
- Voeg P2 toe aan taken met een deadline en die door jou persoonlijk moeten worden voltooid
- Voeg P3 toe aan taken die gedelegeerd kunnen worden
- Voeg geen prioriteit (of P4) toe aan taken die je eventueel kan laten vallen
- Maak eerst P1-taken af. Voeg een specifieke deadline toe aan al je P2-taken. Delegeer zoveel mogelijk P3-taken. P4-taken zouden als laatste gedaan moeten worden (of helemaal niet).