Guide de démarrage

Bienvenue sur Todoist !

Guide de démarrage

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Ce guide vous fournira les bases pour bien utiliser Todoist, et vous aidera à appréhender un système de gestion de tâches simple pour rester organisé et ne rien oublier.

Vous apprendrez à utiliser Todoist pour :

  • Suivre tout ce que vous devez faire
  • Organiser et faire avancer vos projets importants
  • Planifier votre journée pour une concentration et une productivité maximales

Commençons !

Suivre vos tâches

Selon des études, notre cerveau est câblé pour penser constamment aux tâches inachevées. Cela est utile quand vous avez une seule chose à faire, mais moins quand plus de 30 tâches monopolisent votre attention simultanément.

C'est pourquoi la première étape pour organiser votre travail et votre quotidien est de sortir tout cela de votre tête et de l'inscrire sur votre liste de tâches. De là, vous pouvez commencer à organiser et à définir des priorités pour savoir exactement sur quoi vous concentrer, et quand.

Ajouter de nouvelles tâches

Pour ajouter une nouvelle tâche à Todoist, cliquez simplement sur + ou utilisez le raccourci clavier Q pour ouvrir la fenêtre d'ajout de tâche, inscrivez le nom de votre tâche, et appuyez sur Entrée.

Nous recommandons également de télécharger nos applications pour Mac, Windows, iOS, Android, et plus pour noter vos tâches sur Todoist au moment opportun, où que vous soyez.

Dates et heures d'échéance

Si vous avez une date limite pour effectuer votre tâche, inscrivez une date et/ou une heure d'échéance avec le nom de votre tâche.

Astuce:

Todoist reconnaît et ajoute automatiquement la date d'échéance pour pouvoir créer des tâches rapidement, en particulier sur nos applications mobiles. Si vous voulez qu'un mot ou une phrase surligné fasse partie du nom de la tâche au lieu de la date, il suffit de cliquer dessus pour ne plus le surligner.

due date

Vous pouvez également ajouter des dates d'échéance récurrentes à vos tâches comme chaque premier du mois, toutes les 2 semaines à partir du 1 juin, ou tous les lundis. Lorsque vous achevez une tâche récurrente, la date d'échéance est automatiquement réinitialisée afin de ne pas l'oublier la prochaine fois. Idéal pour se souvenir de tout, que ce soit payer le loyer ou envoyer des rapports trimestriels.

repeating due date

Créer des sous-tâches

Essayez de rendre vos tâches concrètes et gérables - des choses que vous pouvez accomplir en moins d'une heure. "Démarrer ma propre société de widgets" est trop gros, vague et facile à repousser. "Trouver une liste de 25 idées d'entreprise possibles" ou "Appeler Justine pour avoir un contact d'avocat pour PME" constituent des étapes plus faciles dont la réalisation n'appelle pas de décisions supplémentaires.

Vous pouvez ajouter ces petites étapes sous forme de sous-tâches sous une tâche "principale". Glissez simplement une tâche à droite sous une tâche principale pour la transformer en sous-tâche.

Toutefois, certaines de vos tâches peuvent inclure de nombreuses étapes, auquel cas il peut être utile de les transformer en projets...

Organiser vos projets

Les projets vous aident à organiser vos tâches en listes distinctes. Todoist est fourni avec une liste de projets standard pour vous aider à démarrer, mais vous pouvez créer, supprimer, renommer, réorganiser et indiquer un code couleur pour vos projets comme vous le souhaitez.

edit project

Créer de nouveaux projets

La plupart des utilisateurs trouvent utiles de séparer leurs tâches en projets plus vastes comme Travail et Personnel. Ils créent ensuite de nouveaux projets sur Todoist pour les tâches plus grandes, sur lesquelles ils travaillent à long terme. Par exemple :

  • Si vous êtes un enseignant, vous pouvez créer un projet pour planifier chaque classe que vous enseignez.
  • Si vous êtes un développeur de logiciels dans une équipe de développement agile, vous pouvez créer un nouveau projet pour suivre chaque sprint sur lequel vous travaillez.
  • Si vous travaillez en marketing, vous pouvez créer un projet pour chaque nouvelle campagne que vous prévoyez de lancer.
  • Si vous êtes un freelancer, vous pouvez créer un projet pour chacun de vos clients. (Vous pouvez même partager ces projets avec vos clients.)
project examples

Pour créer un nouveau projet, cliquez sur Ajouter un projet en bas de votre liste de projets, inscrivez le nom de votre projet, choisissez une couleur pour le faire ressortir, et appuyez sur Entrée.

Planifier vos projets

Pour commencer, essayez de conserver votre liste de projets aussi simple que possible. Cela permet de décider plus facilement l'emplacement de chaque tâche, et vous aide à concentrer votre temps et votre énergie sur un petit nombre de projets importants à la fois. Vous pouvez toujours ajouter d'autres projets ultérieurement.

Pour chaque nouveau projet créé, demandez-vous quelles étapes sont nécessaires pour le faire avancer. N'essayez pas de tout faire parfaitement dès le début, vous pouvez toujours y revenir plus tard et ajouter des étapes progressivement. Ajoutez les étapes qui vous viennent en tête comme nouvelles tâches de votre projet.

Pour démarrer, identifiez la première étape concrète par laquelle commencer pour faire avancer le projet. Glissez-la en haut de la liste des tâches de ce projet.

Astuce:

Vous pouvez ajouter rapidement une tâche à un projet spécifique en inscrivant # dans le champ du nom de la tâche. Todoist extraira automatiquement une liste de tous vos projets et réduira les résultats à mesure que vous continuerez de taper le nom de votre projet. Ce raccourci est particulièrement utile pour ajouter rapidement des tâches sur vos appareils mobiles.

Votre boîte de réception

Vous n'êtes pas sûr de la façon d'organiser une nouvelle tâche ? Ajoutez-la à votre boîte de réception pour commencer et décidez plus tard. Votre boîte de réception fait office de liste par défaut pour les tâches sans projet, ou les tâches que vous n'avez pas encore réparties dans un projet particulier. Lorsque vous êtes prêt, glissez ces tâches dans le projet correspondant de votre liste.

Vous avez à présent un plan concret pour gérer vos projets et vos objectifs. Voyons comment transformer vos plans généraux en listes de tâches quotidiennes organisées.

Planifier votre journée

Lister et organiser vos tâches peut vous soulager lorsque vous vous sentez dépassé.

Mais la véritable puissance de Todoist se trouve dans l'aide apportée pour planifier chaque jour, pour être sûr d'avancer sur ce qui compte pour vous.

Vues Aujourd'hui et Prochainement

Les vues Aujourd'hui et Prochainement répertorient toutes les tâches à réaliser dans tous vos projets prévues aujourd'hui, cette semaine, ou n'importe quelle semaine dans l'avenir. C'est là que vous passerez le plus de temps sur Todoist.

La vue Prochainement facilite la planification de votre semaine en avance. Nombre de nos utilisateurs prévoient une demi heure dimanche ou lundi matin pour décider ce qu'ils veulent réaliser chaque jour sur l'ensemble de la semaine.

Upcoming views

La vue Aujourd'hui permet de rester concentré sur ce qui compte chaque jour. Dans la journée, jetez un œil à cette vue pour connaître les prochaines tâches à faire. Vous pouvez même imprimer votre liste de tâches quotidienne et la garder sur votre bureau pour y accéder facilement.

La vue Aujourd'hui vous donne un aperçu de votre journée, tandis que la vue Prochainement facilite la planification des prochaines semaines. Vous pourrez ainsi visualiser n'importe quelle tâche prévue dans l'avenir et changer de date en quelques secondes. Nombre de nos utilisateurs prévoient une demi heure dimanche ou lundi matin pour consulter la vue Prochainement et avoir un bon aperçu de leurs échéances plusieurs semaines (ou mois !) en avance. Ils peuvent ainsi choisir ce qu'ils veulent réaliser chaque jour.

Hiérarchiser vos tâches

Beaucoup de gens trouvent difficile de tenir une liste de tâches car ils surestiment la quantité de choses qu'ils peuvent faire en une journée et ne parviennent pas à prioriser leurs tâches.

C'est pourquoi nous avons trouvé 3 principes centraux à utiliser pour planifier votre journée avec Todoist :

  • Toutes les tâches ne sont pas égales

    Il est facile de laisser les réunions, les e-mails et d'autres petites tâches urgentes meubler votre journée. Les tâches plus conséquentes et plus importantes continuent ainsi d'être repoussées au lendemain. Prendre le temps d'identifier vos tâches importantes avant de vous mettre au travail peut vous aider à concentrer votre temps et votre énergie là où vous aurez le plus d'impact. Voici un moyen simple et rapide pour ce faire :

    Au début de chaque jour, demandez-vous : qu'est-ce que je dois faire pour me sentir satisfait de ce que j'ai réalisé à la fin de la journée ?

    Identifiez 3 tâches importantes au maximum pour la journée, donnez-leur une date d'échéance au jour-même si elles ne sont pas déjà inscrites, et marquez-les avec l'étiquette rouge Priorité 1. Cela les placera au sommet de votre liste Aujourd'hui.

    define priorities
  • Faites les tâches les plus importantes en premier le matin

    Maintenant que vous savez les 3 choses que vous devez accomplir aujourd'hui, il est temps de les faire réellement. Toutes les études montrent que notre volonté est plus forte le matin, avant que tout un tas d'autres décisions viennent accaparer notre énergie mentale. C'est pourquoi il est important de travailler d'abord sur vos tâches les plus importantes.

    Accomplir vos tâches les plus difficiles d'abord aide à construire la dynamique nécessaire au reste de la journée. Et, même si vous êtes interrompu par des appels, des réunions ou des e-mails par la suite, vous aurez déjà avancé sur votre travail le plus important.

    Heureusement, si vous avez suivi ce guide jusqu'à présent, ces tâches se trouvent déjà tout en haut de votre liste de tâche du jour. Ouvrez simplement Todoist sur la section Aujourd'hui en premier le matin et commencez à travailler sur la première tâche importante.

    tasks for today
  • Prévoyez l'imprévu

    Vous ne parviendrez pas à terminer toutes vos tâches chaque jour, et c'est normal ! La nature humaine veut que l'on sous-estime souvent le temps nécessaire pour faire les choses. Todoist est flexible et vous permet de modifier vos plans au fur et à mesure.

    À la fin de la journée, vous pouvez utiliser la vue Aujourd'hui pour vérifier et cocher tout ce que vous avez fait et reporter les tâches restantes. Faites simplement glisser ces dernières au lendemain.

    Glissez simplement les tâches restantes du jour au lendemain ou plus tard dans la semaine.

    show completed tasks

    Astuce:

    Vous pouvez toujours afficher la liste des tâches achevées en cliquant sur l'icône de cadenas gris en bas de chaque liste de tâche dans vos projets. Si vous avez achevé une tâche par erreur, vous pouvez l'inachever en cliquant sur la case.

    show completed tasks

Maintenant que vous connaissez les bases de Todoist, vous êtes prêt à vous organiser et à prendre contrôle de votre travail et de votre quotidien.

Si vous souhaitez utiliser Todoist au maximum de ses capacités, voici d'autres ressources :