E-maily je možné jednoduše přeposílat z libovolného e-mailového klientu do Todoist a přidávat je jako úkoly nebo komentáře.
Přeposílání do projektů
Z e-mailů si můžete vytvořit úkoly v Todoist tak, že je přepošlete do projektu. Řádek předmětu poslouží jako název úkolu a hlavní text e-mailu bude přidán jako komentář. Budou připojeny také přílohy do 25 MB.
Jak zjistit e-mailovou adresu projektu
- Vpravo nahoře v projektu klikněte na ikonu tří teček.
- Vyberte možnost Odeslat do tohoto projektu úkoly e-mailem.
- Vedle zobrazené e-mailové adresy klikněte na Zkopírovat e-mail.
E-maily do projektu přeposílejte právě na tuto e-mailovou adresu.
Poznámka
Složka Schránka v Todoist se počítá jako projekt. To znamená, že pokud do složky Schránka chcete přeposlat e-mail, e-mailovou adresu do složky Schránka zjistíte stejně jako u každého jiného projektu.
Rovnou z e-mailového klienta můžete přidat také data dokončení, štítky, prioritu a přiřazenou osobu. Do předmětu stačí zahrnout následující text, případně ho vložit nad váš podpis v hlavním textu e-mailu:
Úkol můžete ihned rozplánovat vložením <date datum dokončení>. Plně jsou podporovány (zatím bohužel jen anglicky) například výrazy <date tomorrow>, <date 12/22>, <date every other day> a <date every last day>. Použít můžete libovolný v Todoist podporovaný formát data dokončení a opakujícího se data dokončení.
Poznámka
Při vkládání data dokončení nesmí chybět slovo date. Tak například výraz <tomorrow> fungovat nebude, ale <date tomorrow> už ano.
Poznámka
Data dokončení bohužel zatím nepodporujeme v češtině a turečtině, ale makáme na tom a podporu těchto jazyků máme určitě v plánu.
Štítek přidáte tak, že napíšete @názevštítku. Například @práce, @email nebo @5min.
Prioritu přidáte napsáním p1, p2, nebo p3.
Úkol přiřadíte při přeposílání e-mailu do sdíleného projektu tak, že přidáte +jméno\ příjmení přiřazené osoby do předmětu e-mailu. Pokud například spolupracujete s Járou Cimrmanem a úkol chcete přiřadit jemu, přidejte +Jára\ Cimrman. Funguje také použití samotného prefixu, takže +Jára bude fungovat taky za předpokladu, že se jedná o jediného spolupracovníka, který se takto jmenuje.
Příklady
| Pokud přepošlete e-mail s tímto předmětem | Bude vytvořen tento úkol Todoist |
|---|---|
| Přidejte se k naší další akci! <date Friday> p1 | Úkol s názvem „Přidejte se k naší další akci!“ s prioritou 1 a termínem dokončení v pátek. |
| Fwd: Zítřejší schůzka <date tomorrow> @práce p2 +Jára\ Cimrman | Úkol s názvem „Fwd: Zítřejší schůzka“, s prioritou 2, dokončením zítra, přiřazen Járovi Cimrmanovi, se štítkem @práce. |
| Re: Kancelářské potřeby @email p3 <due next Wednesday> | Úkol s názvem „Re: Kancelářské potřeby“, s prioritou 3, s termínem příští středu, se štítkem @email. |
Přeposílání do komentářů
E-maily můžete do Todoist přeposílat i jako komentáře. Hodí se to, když chcete připojit informaci k stávajícímu úkolu nebo projektu.
Pokud chcete do přiloženého e-mailového řetězce přidat do komentářů další poznámku, můžete ji přidat do e-mailu před jeho přeposláním do Todoist. Za tímto účelem jednoduše před odesláním napište text do e-mailu. Pokud do e-mailu před odesláním do Todoist žádný text nepřidáte, celý e-mailový řetězec bude přidán jako příloha bez textu (jak je vidět na obrázku níže).
Jak zjistit e-mailovou adresu úkolu
- Kliknutím na úkol otevřete zobrazení úkolu.
- Klikněte na ikonu tří teček.
- Vyberte možnost Přidat komentáře e-mailem.
- Vedle zobrazené e-mailové adresy klikněte na Zkopírovat e-mail.
Na tuto e-mailovou adresu přeposílejte e-maily do úkolu.
Poznámka
Přeposílat e-maily přímo do oddílu projektu není možné. Pokud by se vám tato možnost ale hodila, dejte nám vědět a o tuto funkci požádejte.