Pomocí funkce aktivita týmu a filtrů získáte aktuální informace o pokroku a pracovní zátěži všech členů týmu. Můžete se podívat, na čem vaši kolegové pracují, zobrazit úkoly, které je čekají v dalších projektech, nebo si vyfiltrovat konkrétní úkoly.
Aktivita týmu
Funkce aktivita týmu představuje v aplikaci Todoist odlehčené řešení pro správu týmových projektů. U každého týmového projektu uvidíte, které úkoly jsou aktivní, které jsou zpožděné a které byly dokončeny. Navíc uvidíte všechny komentáře ke všem aktivním úkolům.
Přístup k aktivitě týmu
- V postranním panelu klikněte na ikonu tří teček napravo od názvu projektu.
- Vyberte možnost Aktivita týmu.
Rychlý tip
Přidejte si projekt mezi oblíbené položky, k aktivitě týmu se tak dostanete ještě rychleji.
Práce s aktivitou týmu
V zobrazení aktivity týmu můžete identifikovat různé problémy, například zpožděné úkoly nebo nevyřešená připomenutí. Jako možné řešení pak můžete adresně nabídnout pomoc nebo úkoly přiřadit někomu jinému. V zobrazení aktivity týmu můžete zobrazit následující:
- Aktivní – zobrazí všechny aktivní úkoly v projektu.
- Dokončené – zobrazí všechny dokončené úkoly v projektu. Pokud máte dokončených úkolů hodně, načítání může chvilku trvat.
- Zpožděmé – zobrazí všechny zpožděné úkoly v projektu.
- Komentáře – zobrazí všechny komentáře k dosud nedokončeným úkolům.
Kliknutím na libovolný úkol nebo komentář otevřete zobrazení úkolu, kde úkol můžete snadno upravovat a přidávat k němu komentáře.
Pokud používáte tarif Business, tyto údaje si můžete zobrazit také pro každého člena projektu. Stačí kliknout na jeho jméno, a zobrazí se jeho přiřazené úkoly a komentáře k aktivním úkolům.
Poznámka
Podělte se o zpětnou vazbu
Rádi si přečteme, co si o funkci aktivita týmu myslíte. Neváhejte nám napsat, jak vám funkce pomáhá se správou vašich týmových úkolů. Podělte se s námi o zpětnou vazbu. Náš tým – Marco, Dermot, Galina a 14 našich dalších kolegů – veškerou zpětnou vazbu analyzuje a na základě ní pak Todoist vylepšujeme.
Filtry
Díky možnostem zobrazení a filtrům můžete vytvářet vlastní zobrazení úkolů svého týmu, a to na základě různých kritérií, jako například data dokončení, priority, štítku a osoby, které jsou úkoly přiřazeny. Díky možnostem zobrazení se může každý člen týmu plně soustředit na své úkoly, a díky filtrům se zase přesně dozví, na čem pracují kolegové.
Používání filtrů
Pokud chcete pravidelně zobrazovat konkrétní úkoly, pak jsou filtry skvělé řešení. Jako oblíbený si můžete uložit libovolný filtr, díky čemuž se k němu pak vždy dostanete rychle.
Filtrování úkolů vašeho týmu
Řekněme, že pracujete s týmem, který se jmenuje Doist, a máte úkol, který je třeba vyřešit. Budete chtít vědět, kdo má kapacitu pomoct. Můžete vyzkoušet tento filtr a zjistit, co má kdo na starosti v příštích sedmi dnech:
- V postranním panelu vyberte možnost Filtry a štítky.
- Vedle položky Filtry klikněte na ikonu přidání.
- Do pole Název přidejte jasný popisný název filtru. Například
Nadcházející úkoly v Doist. - Do pole Dotaz přidejte dotaz filtru:
pracovni prostor: Doist & prirazeno: ostatni & pristich 7 dnu(nebo celé anglicky Workspace: Doist & assigned to: others & next 7 days) - Kliknutím na Přidat filtr uložte.
Rychlý tip
Pokud chcete ještě lepší znázornění úkolů všech zúčastněných, upravte si zobrazení tak, že změníte rozvržení projektu na nástěnku a seskupíte podle přiřazené osoby.
Filtrování úkolů kolegů z týmu
Řekněme, že váš kolega Marek má v nadcházejících týdnech začít nový projekt. Než mu přidělíte další úkoly, budete se chtít podívat, nakolik je pracovně vytížený.
Co má Marek přiřazeno na příští čtyři týdny, můžete prověřit vytvořením filtru:
- V postranním panelu vyberte možnost Filtry a štítky.
- Vedle položky Filtry klikněte na ikonu přidání.
- Do pole Název přidejte jasný popisný název filtru. Například
Markovy nadcházející úkoly. - Do pole Dotaz přidejte dotaz filtru:
prirazeno:Marek & dokonceni pred: +4 weeks(nebo celé anglicky assigned to:Marek & due before: +4 weeks) - Kliknutím na Přidat filtr uložte.
Filtrování úkolů
Můžete si také nastavit vlastní zobrazení pro úkoly, které jsou přiřazeny vám. Řekněme, že jste součástí týmu designérů, váš tým má všechny projekty v týmové složce Design a vy chcete ukázat vaše úkoly, které mají být dokončeny do 5. června. Tyto úkoly si tedy zobrazíte nastavením následujícího filtru:
- V postranním panelu vyberte možnost Filtry a štítky.
- Vedle položky Filtry klikněte na ikonu přidání.
- Do pole Název přidejte jasný popisný název filtru.
- Do pole Dotaz přidejte dotaz filtru:
##Design tým & prirazeno: ja & dokonceni pred June 5(nebo celé anglicky ##Design tým & assigned to: me & due before June 5). - Kliknutím na Přidat filtr uložte.
Práce s možnostmi zobrazení
Dalším způsobem, jak filtrovat týmové úkoly, jsou možnosti zobrazení. Toto praktické řešení využijete, když se chcete na něco rychle mrknout, ale nepotřebujete se k tomu pravidelně vracet jako v případě filtru.
Zobrazení týmových úkolů v zobrazeních Dnes a Nadcházející
V zobrazeních Dnes a Nadcházející můžete filtrovat všechny týmové úkoly:
- V postranním panelu klikněte na zobrazení Dnes nebo Nadcházející.
- Vpravo nahoře klikněte na Zobrazit.
- Pod položkou Filtrovat podle vyberte možnost Pracovní prostor,
- Zrušte zaškrtnutí všech pracovních prostorů, jejichž úkoly nechcete vidět.
- Změny uložte kliknutím kamkoliv mimo okno.
Zobrazení týmových úkolů ve vlastních filtrovaných zobrazeních
V každém týmovém projektu, na kterém spolupracujete, můžete filtrovat úkoly, které nejsou přiřazeny, jsou přiřazeny vám, nebo jsou přiřazeny konkrétním lidem:
- V týmovém projektu klikněte na možnost Zobrazit vpravo nahoře.
- Pod položkou Filtrovat podle klikněte na možnost Přiřazená osoba a vyberte:
- Nikdo, pokud chcete zobrazit nepřiřazené úkoly.
- Jen já, pokud chcete zobrazit úkoly přiřazené vám.